Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов

18263 , образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы.

Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

  1. Проверено экспертом
  2. Онлайн просмотр
  3. Бесплатная загрузка
  4. Бланк и образец

ФАЙЛЫ Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц. , как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы.

На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  1. Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  2. Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.
  3. Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  4. Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  1. Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.
  2. Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  3. Адресат.
  4. Исполнитель.
  5. Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  6. Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  7. Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  8. Кем подписана исходящая бумага.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости.

Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке. Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой. Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен.

Время на оформление увеличится.

Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации. Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

  1. справки;
  2. телеграммы;
  3. акты;
  4. переводы;
  5. запросы;
  6. заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения. Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.
Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил.

По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.

В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Журналы регистрации

Очистить Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа.

Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок.

Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу. Журнал регистрации наделен следующими функциями:

  1. Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
  2. Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
  3. Упорядочивание всей документации.
  4. Упорядочивание справочных данных о документации.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов.

Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге.

Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами.

В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы. В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

  1. По учету исходящей корреспонденции.
  2. По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
  3. По учету соглашений.
  4. По учету входящей корреспонденции.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации.

При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно.

При этом следует пользоваться образцом. Компания имеет полное право регистрировать каждый документ.

Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна.

Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать. могут вестись и в бумажной, и в электронной форме.

Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы.

Они могут быть как простейшими, так и сложными. Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот.

Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы. Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота.

Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет.

Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет. Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

  1. Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
  2. Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
  3. Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям.

Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

  1. 4871
  2. 9331
  3. 8502
  4. 424
  5. 392
  6. 15793
  7. 13576
  8. 4957
  9. 18263
  10. 10339
  11. 8660
  12. 7447

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

› › › Все предприниматели рано или поздно отправляют документацию «во внешний мир», даже в маленькой организации. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей.

Потому так важно вести учёт документации.

При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.Традиционное бумажное оформление для решения этой проблемы вполне подойдёт.СодержаниеРегистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа.

Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне.

Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.Для регистрации документов используют Они продаются в канцелярских магазинах.

Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются.
Факты создания и отправки писем тоже документируются.

В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса. Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота. Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе.Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить

  1. Дата отправления – день, когда бумагу утвердили, когда поставило подпись руководство, ответственное лицо. Для этих данных используют вторую графу. Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год.
  2. На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ. Обозначается это в графе номер три.
  3. Графа 5 – содержит указание на количество листов. Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.
  4. На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера. Это делается только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.
  5. В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок. Это не обязательно, если содержание писем маленькое. О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно. Обозначается в третьей графе.
  6. Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.

Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте.

Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами.Способов отправки корреспонденции 8:

  • Телефонограммой.
  • Электронной почтой.
  • Курьером.
  • Факсом.
  • Почтой.

Дату отправки документа ставят в графе 9. Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.3 года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации. После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений.

Для этого руководитель составляет отдельный приказ.

Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются. Что сопровождается отдельным актом.Вот некоторые отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:

  • Бухгалтерские.
  • Материалы и проспекты рекламного содержания.
  • Открытки, поздравительные письма.
  • Пригласительные билеты на мероприятия.

Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.Для оформления допускается применение фирменных бланков.

В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования.

На них подпись руководства ещё не стоит.Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения:Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:

  • Подпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.
  • Отправка письма.
  • Проект письма готовят исполнители.
  • Секретарь регистрирует бумаги. При электронном документообороте исполнители сами решают вопрос.
  • Помещение в дело оригинала письма, либо его визовой версии.
  • Согласуются бумаги только в случае необходимости

Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

  1. Приглашения на мероприятия.
  2. Материалы с рекламным содержанием.
  3. Коммерческие предложения.
  4. Прайс-листы.
  5. Поздравления.

Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля.

Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера.

Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер.

Другие варианты оформления незаконны.

Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам.Журнал регистрации исходящих документов – образец вы можете скачать И высокая квалификация не спасает от ошибок. Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.

Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены. Этого достаточно для внесения большей ясности.

Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись.В «примечаниях» делается запись об аннулировании, если регистрация бумаг в журнале регистрации исходящей корреспонденции прошла по ошибке.Появилась двойная регистрация? Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти.Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете

  • Письмо требует согласования с должностными лицами, которые принимают решения в конкретных направлениях. Только после этого свою подпись ставят руководители.
  • На бланках организации письма печатаются в количестве двух экземпляров. Оформление «шапки» требует внимания.
  • В первой части обращение к адресату и описания причины, по которой требуется обращение.
  • Слева, в верхней части документа, упоминается лицо, которому предназначается документ.
  • Приложения перечисляются только после основного текста. В нижней части страницы, в конце, данные о себе пишет составитель.
  • Письма в исходящих бумагах – ответные, либо инициативные. Они отличаются только тем, начинает организация переписку сама, или отвечает на предложение. В ответных письмах содержится только информация, соответствующая запросу.
  • Справа – стоят реквизиты компании, которая письмо отправляет.
  • Подписанные, согласованные свидетельства передаются делопроизводителям. Ещё один экземпляр распечатывается, если его важно сохранить в организации.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции – образец для заполнения по предприятию:

  • Исходящие номера пишутся в специальных строках. Это касается и входящей корреспонденции.

    Копии хранятся в папках-делах.

  • В журнале регистрации исходящей корреспонденции указываются все сведения по документу.

    Допускается применение других инструкций, если на предприятии перешли к документообороте в электронной форме.

    Но строгих правил оформления нет и для документов, которые оформляются традиционным способом.

  • Набор требований предъявляется к исходящим номерам.
    Сначала идёт номенклатура папки, где документы хранятся.
    Порядковый номер по конкретному письму указывается через косую или тире.
  • Исходящие письма принимаются от составителей.

    Делопроизводитель проверяет, соответствуют ли требованиям реквизиты. И смотрят, присутствуют ли все необходимые подписи.

    Отдельное внимание уделяется приложениям.

Поступившие документы проходят регистрацию в тот же день, когда они оказываются у получателей. Максимальная отсрочка – следующий рабочий день.

Иначе снижается время на фактическое исполнение указанных действий. Подобные промедления оборачиваются негативными последствиями, и для предприятия в целом, и для отдельных сотрудников.Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию?

В нашей вы можете узнать, как это сделать!Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года. 1 января каждого года обнуляется нумерация документов.

Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил.Не всегда целесообразно создавать новую систему хранения и прошивки для бумаг, которые поступили в компанию нестандартными способами. Легче всего обозначать изменения в отдельных графах, либо добавлять буквы или цифры к коду.Каждая организация сама определяет не только способ регистрации исходящей и входящей документации, но и порядок внесения записей по ней. Децентрализованное ведение учётных баз в электронном виде применяют уже тысячи и сотни тысяч компаний.

Главное – предусмотреть защиту данных, чтобы избежать ошибок и изменений без необходимости.Пошаговая инструкция по регистрации ООО самостоятельно и список необходимых документов для оформления – Благодаря электронному хранению процесс регистрации заметно упрощается.

Секретари тратят меньше времени на поиск нужной информации.

Это помогает наладить и документооборот между подразделениями. Допускается создание специальных внутренних служб, отвечающих за этот процесс.

Либо структурные подразделения организуют процесс самостоятельно.В каком порядке осуществляется регистрация исходящей документации в электронном виде, вы можете узнать в этом видео: Понравилась статья?Лайк автору1

Загрузка.

Комментарий Current * Ваше имя Ваш e-mail Комментировать

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно

» Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия.

Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем.

От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.ВниманиеПрограмма «Регистрация документов организации 4.5» предназначена для учета входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов организации. Программный продукт может быть доработан на заказ с учетом потребностей вашей организации.Документация программы «Регистрация документов организации 4.5» Купить программу«Регистрация документов организации» • Сведения обо всей корреспонденции Вашей компании, а также внутренних документах (приказах, распоряжениях и так далее), находятся в одном месте – Журналах регистрации документов, и всегда можно легко найти нужный • Для удобства работы журналы входящих, исходящих и внутренних документов можно вывести на печать – в привычных форматах Word (Writer) и Excel (Calc).Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы.

На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  1. Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  2. Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  3. Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.
  4. Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа.

Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.В режимах «Картотека документов», «Журнал входящих документов», «Журнал исходящих документов» в таблицу системы поиска и отбора документов добавлена строка «Номер дела» для дополнительного условия отбора по номеру дела в номенклатуре. В условии для поиска установлено значение «из перечня».Значение поля «Номер дела» можно выбрать из справочника нажатием правой кнопки мыши (непосредственно в столбце «значение поля»).

Внешний вид системы поиска и отбора в режиме «Картотека документов»: Подробнее об использовании системы поиска и отбора документов программы АС Электронный журнал корреспонденции см.Руководство пользователяп.6.1. Нажав правую кнопку мыши в строке таблицы поиска с наименованием поля «Номер дела» в столбце «Значения полей» появится окно для выбора нужного номера дела из номенклатуры. 3.Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица.

Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  1. Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  2. Адресат.
  3. Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.
  4. Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  5. Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  6. Кем подписана исходящая бумага.
  7. Исполнитель.
  8. Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости.

Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр.

Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).Регистрационный журнал входящей корреспонденции – это специальная тетрадь, где отражается информация о поступающей корреспонденции и ее дальнейшем распределении.Может вестись в бумажной или электронной форме. Обычно форму ведения выбирает руководство организации.

В последнее время очень распространенными стали электронные журналы, которые позволяют систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.Обычно письма регистрируются в день их поступления в секретариат или канцелярию. Для их полноценного учета требуется журнал входящей корреспонденции.

Вот его основные цели использования:

  1. Учет, систематизация и дальнейшая обработка входящей корреспонденции;
  2. Проведение эффективной справочной работы с входящими документами.
  3. Своевременное оперативное исполнение решений руководства;
  4. Контроль деятельности сотрудников по внешним и внутренним вопросам;

Заполнением занимается секретарь или работник канцелярии, что зависит от самого предприятия и организации его деятельности. Если никого из вышеперечисленных сотрудников в организации нет, руководство назначает ответственное лицо, на которое возлагаются обязательства по ведению журнала.Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий. Но это не так – никакой единой формы не существует.

Отсутствие установленного шаблона приводит к тому, что руководители предприятий часто самостоятельно включают в журнал какие-то дополнительные графы, помимо основных.Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы.

Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил.

По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.

В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку.

Главное – избежать путаницы.РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ, ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИРегистрация входящих документовРегистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, например: 512/1-29, где:512 — валовой порядковый номер входящего документа (в пределах делопроизводственного года);1-29 — номер дела, в которое будет подшит входящий документ после исполнения.Входящий документ может регистрироваться в регистрационно-контрольной карточке (РКК) либо в журнале регистрации входящих документов, формы которых закреплены в приложениях , соответственно к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству). Журнал регистрации входящих документов (пример)Дата поступления и индекс документаКорреспондент, дата и индекс поступившего документаКраткое содержаниеРезолюция или кому направлен документРасписка в полученииОтметка об исполнении1 2 3 4 5 6 10.09.2016 № 60ОАО «Терминал» 06.09.2016 № 4-9/120О подготовке к проведению международной конференцииТерпилову В.Н.

Оформить заявку к 14.09.2016В.Н.Терпилов Подпись 10.09.2016В дело № 1-18 Подготовлен ответ.

Исх. № 1-18/60 от 13.09.2016Регистрация исходящих документовИсходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются в РКК или журнале регистрации исходящих и внутренних документов (приложение 9 к Инструкции по делопроизводству).Индекс на исходящем документепроставляется в два этапа.1. Исполнитель, подготовивший проект документа, до представления его на подпись руководителю проставляет на нем индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа, например: № 5-14.2.

После подписания документ регистрируется и к индексу добавляется порядковый номерисходящего документа, например: № 5-14/346.Порядковые номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Отличие в заполнении РКК для исходящих документов заключается в том, что в графе «Корреспондент» пишется название организации, в которую направляется документ.Регистрация исходящих документов может иметь особенностив зависимости от того,является документ ответным или инициативным .Исходящие документы-ответырекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы.

В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будут индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа», при этом порядковый номер поступления документа-запроса и порядковый номер исходящего документа-ответа будут совпадать.Если исходящий документявляетсяинициативным , то он будет зарегистрирован на отдельной карточке.В зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и документы-ответы, однако в этом случае потребуется заполнять дополнительные экземпляры РКК на исходящие документы-ответы.В указанном случае регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера исходящего документа, при этом порядковый номер ответного исходящего документа будет отличаться от регистрационного номера входящего документа.На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экземпляр РКК, который помещается в справочную картотеку.

В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экземпляр РКК, который помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа).Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов. Журнал регистрации исходящих документов (пример)Дата и индекс документаКорреспондентКраткое содержание документаОтметка об исполнении документа 1 2 3 4 13.09.2016 № 1-18/90ОАО «Терминал»Об участии в международной конференцииВ дело № 1-18 Обратите внимание!При журнальной форме регистрации документов порядковый номер исходящего документа всегда будет самостоятельным и никак не связанным с порядковым номером входящего документа.Регистрация внутренних документовПравила регистрации внутренних документов различаются в зависимости от вида документа. Протоколы, акты регистрируются по тем же правилам, что и приказы: на карточках или, при незначительном объеме документооборота, в журналах.Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года.

Соответственно, при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале.Другие внутренние документы (докладные записки, справки и т.

д.) регистрируются на общих основаниях по правилам исходящих документов. Для регистрации таких документов может вестись отдельный журнал либо при небольшом количестве их возможно регистрировать в одном журнале с исходящими документами.В зависимости от принятой в организации технологии работы с документами регистрационные формы могут заводиться на каждый из внутренних типов документов.

Журнал учета выдачи справок в организации (пример)№ п/пДатаФамилия, имя, отчество работника, которому выдана справкаНаименование организации, в которую представляется справкаКраткое содержание 1 2 3 4 5 20 11.10.2016Ковальчук И.В.Учреждение образования

«Гродненский государственный политехнический колледж»

О месте работы и занимаемой должности 21 11.10.2016Лубневская Г.В.Отдел жилищной политики администрации Центрального района г. МинскаО периоде работыРегистрация распорядительных документовРаспорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно (подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству).Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения и делятся на две подгруппы:1) о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников (75 лет);2) о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) (3 года после проведения налоговой проверки).В связи с этим все перечисленные группы приказов должны регистрироваться отдельно и формироваться в различные дела.

В пределах каждой из этих групп в течение делопроизводственного года приказам присваиваются отдельные порядковые номера, начиная с первого.

То есть в организации в течение года будет издано несколько приказов по личному составу под номерами «1», «2», «3» и т. д.Чтобы избежать путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу (в зависимости от разновидности приказа) необходимо через дефис добавлять литеру «к» или «л». Необходимость добавления буквенных обозначений к порядковым номерам приказов по личному составу закреплена в подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству.Регистрационный индекс приказов по личному составу (75-летнего срока хранения) будет дополнен литерой «к», приказов по личному составу с трехлетним сроком хранения — литерой «л».Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно.

Например, отдельно могут регистрироваться следующие группы: приказы о приеме («п»), приказы о переводе («пд»), приказы об увольнении («ув»). В группе приказов краткосрочного хранения обычно выделяют приказы об отпусках («о»), приказы о командировках («км»).Регистрационные индексы приказам присваиваются по журналу (картотеке) регистрации приказов в пределах делопроизводственного года.Для регистрации приказов различных групп должны вестись отдельные журналы регистрации.

Специальной формы журналов регистрации приказов нормативными правовыми актами не установлено, тем не менее (учитывая, что приказы являются внутренними документами организации) для их регистрации может использоваться форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов, предусмотренная в приложении 9 к Инструкции по делопроизводству.

Данная форма журнала не учитывает специфику регистрации распорядительных документов, поэтому может быть доработана организацией.

Журнал регистрации приказов по личному составу (срок хранения 75 лет) (пример)Дата и индекс документаКраткое содержаниеОснование для издания приказаКем подписанОтметка об исполненииПримечание 13.09.2016 № 1О приеме на работу Климовича В.М.Заявление Климовича В.М., трудовой договорДиректор Красковский А.Г.В дело № 05-16Копию приказа получил Главный бухгалтер И.В.Антонова Подпись 13.09.2016 14.09.2016 № 2Об увольнении Иванова С.И.Заявление Иванова С.И.Директор Красковский А.Г.В дело № 05-16Копию приказа получил Главный бухгалтер И.В.Антонова Подпись 14.09.2016Возможны и другие варианты исходя из практических потребностей организации, соображений удобства отражения в учетной форме информации о документе.27.10.2016Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 годаПо этой теме также см.:Регистрация документов в организации: основные требования.В каждой организации начальник сам определяет вид:

  1. письменный;

Представляет собой папку с листами в формате А4, в которой можно вписывать ручкой отделы, графы и самостоятельно от руки их заполнять.

  1. электронный;

Создается на электронном носителе, то есть файл xls, doc, docx.

Аналогичен письменному варианту, но удобен в использовании тем, что возможна наиболее высокая скорость сортировки документов. Файлы такого формата можно сделать в программах Microsoft – WORD или EXСEL.Смотрите также: Страховой стаж для пенсии в 2020 годуДоступ персонала к электронному журналу обычно разрешает или ограничивает организация.

Из минусов – сбой системы и потеря данных. Можно вести оба вида журналов, что позволит использовать электронный как базовый, а письменный будет служить его резервной копией.

  1. зарегистрированный при помощи системы электронного документооборота (СЭД).

Полезен лишь в том случае, когда у вас большая организация, где нужно вести дело с огромным количеством бумаг.

Такую программу возможно скачать, но есть как лицензионные версии, так и пиратские копии.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+