Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Выдача копий документов работнику по его заявлению

Выдача копий документов работнику по его заявлению

Выдача копий документов работнику по его заявлению

Выдаем документы работнику. Общие правила

Вы здесь Опубликовано 2014-01-25 20:08 пользователем HRTrud В прошлом номере «Справочника кадровика» мы разобрались, какие документы и в каких ситуациях могут понадобиться работникам*. Кто кроме самого работника может обратиться с просьбой о выдаче документов?

Какие действия должны выполнить сотрудники кадровых служб, чтобы предоставить копии документов? Ответ вы найдете в нашей статье.Права бывших и работающих сотрудников на получение документов равны. В обоснование такой позиции можно привести следующие аргументы.

Напрямую обязанность работодателя выдавать копии документов, связанных с работой, бывшим сотрудникам установлена только в отношении: НА № 12‘2012

  1. справки о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, для расчета пособий по социальному страхованию (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»; далее — Федеральный закон № 255-ФЗ);
  1. справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы для постановки на учет в качестве безработного и получения пособия по безработице (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1999 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

После подписания трудового договора один экземпляр был выдан работнику, другой остался на хранении в организации. Неделю назад этот сотрудник уволился.

Сейчас он требует предоставить ему все документы, которые оформлялись на него во время работы в компании, в том числе и копию трудового договора. Можем ли мы отказать бывшему работнику в предоставлении указанных документов? Трудовое законодательство не содержит прямых норм о том, что копии документов, связанных с работой, должны выдаваться только работникам, которые на момент подачи письменного запроса состоят в трудовых отношениях с работодателем.

Непосредственно ст. 62 Трудового кодекса РФ также не уточняет статус работника (бывший или работающий). Более того, в ТК РФ понятие «работник» применяется в отношении лиц, которые как состоят в трудовых отношениях с работодателем, так и прекратили их (ч. 6 ст. 841, ч. 2 ст. 391, ст. 392 ТК РФ).

В ряде судебных решений указано на незаконность бездействия работодателя и невыдачи уволенному работнику документов, связанных с работой, в трехдневный срок со дня подачи соответствующего заявления (см.

определения Санкт-Петербургского городского суда от 27.09.2010 по делу № 33-13272/2010, Московского городского суда от 26.08.2010 по делу № 33-27002, Московского областного суда от 25.05.2010 по делу № 33-9988). Из приведенных аргументов можно сделать вывод, что общий порядок выдачи копий документов, установленный ст.

62 ТК РФ, распространяется на всех работников вне зависимости от их статуса (уволившиеся или работающие). При этом закон не ограничивает сотрудников в количестве обращений за копиями своих документов. В пользу бывших работников говорит и тот факт, что большинство кадровых документов должно храниться 75 лет или бессрочно, что позволяет любому работнику (независимо от даты увольнения) получить документы (разд.

8 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв.

приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Таким образом, у работодателя нет правовых оснований отказать бывшему работнику в предоставлении копий документов, необходимых ему для реализации его прав и законных интересов.

По общему правилу запрашиваемые работником документы работодатель может как выдать ему лично, так и отправить по почте. Судебная коллегия по гражданским делам Липецкого областного суда в определении от 18.04.2011 по делу № 33-1070/2011 указала, что объяснения представителя работодателя о том, что выдача документов по просьбе сотрудника может быть произведена исключительно лично ему в руки, а работница за этими документами к ним не приходила, правильно отвергнуты и Государственной инспекцией труда, и судом, так как трудовое законодательство не запрещает выдачу запрашиваемых документов с помощью почтовой связи. Исключение составляет справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись (далее — Справка о сумме заработка).

НА №81‘2013Порядок выдачи такой справки утвержден приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.

В соответствии с п. 2, 3 и 4 указанного Порядка Справку о сумме заработка:

  1. необходимо выдать работнику в день прекращения работы, а при невозможности вручить лично направить ему уведомление о необходимости явиться за Справкой либо дать письменное согласие на отправление ее по почте;
  2. можно выдать по письменному заявлению бывшего работника (его законного представителя либо доверенного лица) как лично застрахованному лицу, так и его законному представителю либо доверенному лицу.

Доверенное лицо или законный представитель должны представить документы, удостоверяющие их личность и полномочия.

Оригиналы документов и их копии предоставляются сотруднику при соблюдении следующих условий. Условие 1. Наличие письменного заявления работника о запросе документов. Запрос на выдачу документов должен исходить от самого работника. Поэтому юридическим основанием для их выдачи будет заявление сотрудника, составленное в письменной форме (ст.
Поэтому юридическим основанием для их выдачи будет заявление сотрудника, составленное в письменной форме (ст.

62 ТК РФ). В отдел кадров нашей компании обратился супруг юрисконсульта, которая в настоящее время находится в отпуске по уходу за ребенком, c заявлением от своего имени с просьбой выдать ему на руки надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки его супруги. Подскажите, должны ли мы в этой ситуации выдать копию трудовой книжки работницы ее мужу?

В данном случае работодатель не вправе выдавать мужу работницы копию запрашиваемого документа (ст. 62 ТК РФ). В создавшейся ситуации для получения указанного документа необходимо поступить следующим образом.

Супруг юрисконсульта должен принести заявление о выдаче копии трудовой книжки, написанное самой сотрудницей, и предоставить доверенность от нее на получение копии трудовой книжки (п. 1 ст. 185 ГК РФ), а также предъявить свой паспорт. Заверять доверенность у нотариуса в этом случае не нужно.

Каких-либо четких требований к содержанию такого заявления ТК РФ не предъявляет. При этом в заявлении должны быть указаны конкретные виды документов, оригиналы или копии которых желает получить работник, а также (при необходимости) количество экземпляров.

Должно ли заявление работника содержать причины, побудившие его обратиться за получением документов, связанных с работой? Cовет В целях упрощения работы по заверению документов, выдаваемых работникам, рекомендуем заказать штамп, включающий в себя весь перечень обязательных для заверения копий реквизитов Словарь кадровика Заверенной копией документа называется копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу Сотрудник не обязан пояснять в тексте своего заявления, для чего ему нужны оригиналы или копии запрашиваемых документов.

Он также не обязан представлять ходатайства, запросы, требования третьих лиц (в том числе государственных и муниципальных органов) о выдаче копий соответствующих документов.

То есть работодатель не вправе требовать от работника указания целей предоставления документов и предоставления запросов на них третьих лиц. Итак, сотрудник может написать заявление, запросив в нем ряд документов, в том числе и копию трудового договора (приложение 1). И работодатель обязан предоставить ему такие документы, поскольку получать документы, связанные с работой, — безусловное право любого работника (ст.

62 ТК РФ). Условие 2. Выдача документов (их копий) производится всем заинтересованным работникам, как бывшим, так и работающим на момент получения работодателем заявления. Условие 3. Работник вправе требовать от работодателя предоставления копий любых документов, связанных с работой, в том числе прямо не указанных в ст. 62 ТК РФ и других нормативных правовых актах.

Это распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности у данного работодателя. При этом последний не вправе выдавать копии документов, связанных с исполнением трудовых обязанностей другими работниками организации. Условие 4. Запрашиваемые документы должны быть в наличии у работодателя — он должен иметь реальную возможность выдать их копии работнику.

Условие 5. Безвозмездность предоставления документов (их копий), связанных с работой. Обязательства по выдаче документов, связанных с работой, работодатель должен выполнять безвозмездно (ст. 62 ТК РФ). Организация у нас большая, и практически каждый день приходится изготавливать копии документов по разным запросам сотрудников.

Можно ли включить в локальный нормативный акт (например, в Правила внутреннего трудового распорядка) условие о том, что копии документов, связанных с работой, будут выдаваться сотрудникам за определенную плату?

Работодатель не вправе требовать с работника плату за предоставление копий документов, связанных с работой, ни при каких условиях, даже в целях возмещения затрат на их изготовление. Закрепление в локальных нормативных актах работодателя положения о том, что копии документов, связанных с работой, выдаются сотрудникам за плату, не соответствует нормам ст.
Закрепление в локальных нормативных актах работодателя положения о том, что копии документов, связанных с работой, выдаются сотрудникам за плату, не соответствует нормам ст.

62 ТК РФ. Как указал Московский городской суд в постановлении от 29.08.2011 по делу № 4а-1743/11, довод надзорной жалобы о том, что допущенное организацией нарушение в части внесения в Правила внутреннего трудового распорядка положений о платности выдачи копий трудовых книжек является малозначительным нарушением, так как данные нормы на практике не применяются и не причиняют какого-либо вреда, не может быть принят во внимание, поскольку нарушением является не взимание платы как таковой, а само установление такого порядка, который противоречит требованиям действующего трудового законодательства, а потому данное нарушение нельзя признать малозначительным.

Единственное исключение предусмотрено законом: документы о деятельности общества предоставляются работникам — участникам ООО и работникам-акционерам — на возмездной основе.

При этом плата, взимаемая обществом за предоставление копий, не может превышать затраты на их изготовление (п.

4 ст. 11, п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 3 ст. 12, п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Условие 6. Получение подтверждения о передаче работнику сведений индивидуального персонифицированного учета, предусмотренных нормами п.

2 и 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ

«Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

.

Форма письменного подтверждения разрабатывается работодателем самостоятельно.

Подтверждение оформляется при передаче таких сведений в день увольнения или в день прекращения договора гражданско-правового характера (приложение 2). Условие 7. Копии документов должны быть заверены «надлежащим образом» (ст.

62 ТК РФ), «в установленном порядке» (п. 7.1 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ).

Что понимается под надлежащим заверением копий документов? Копии документов заверяются работодателем, если нормативный акт не указывает на необходимость нотариального заверения такой копии (п. 2 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

; далее — Указ № 9779-Х).

Поскольку в статье 62 ТК РФ и п.

7.1 ст. 13 Закона № 255-ФЗ речь идет просто о заверении, к нотариусу обращаться не нужно. Для заверения следует поставить на копии документа, запрашиваемого работником, следующие реквизиты (см.

табл.). Как правильно заверить копии многостраничных документов?

Копию документа, содержащего более одного листа, можно заверить одним из следующих способов: Реквизиты, необходимые для заверения копии документа Способ 1. Отдельно заверить каждый лист копии.

Способ 2. Прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки, указав при этом количество листов и скрепив подписью и печатью.

Например: «Копия на 10 листах верна». Заверение копий, т. е. свидетельствование конкретным должностным лицом соответствия копии подлиннику документа, требует ответственного подхода и разумной осторожности.

Кроме того, при заверении копий документов нужно принимать во внимание качество подлинника.

И если оригинал имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, то работника — получателя копии — нужно предупредить о том, что такую копию у него могут не принять.

Такой вывод следует из п. 3 Указа № 9779-Х. Кроме того, обратите внимание на следующие моменты: Словарь кадровика Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

  1. из норм ст. 62 ТК РФ следует, что понятие «копии документов» следует толковать расширительно. Оно распространяется не только на саму по себе копию (т. е. документальное воспроизведение всего текста письменного документа, идентичное по содержанию подлиннику), но и на копию части соответствующего текстового документа (например, выписку из трудовой книжки, выписку из приказа о премировании работников и т. д.).
  2. сама копия документа может быть изготовлена на печатающем устройстве или при помощи копировального аппарата, а также рукописным способом;

Cовет Предусмотрите порядок предоставления документов, связанных с работой, в локальном нормативном акте — Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении о документообороте, Инструкции по кадровому делопроизводству или в отдельном Положении о выдаче документов работникам (приложение 3) Условие 8.

Запрашиваемые документы (их копии), связанные с работой, должны быть выданы в течение трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ), если иные сроки не предусмотрены другими отраслями права.

Такая обязанность работодателя установлена императивно, поэтому в случае ее невыполнения организация и ее должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности на основании ст.

5.27, 5.39 КоАП РФ. Так, сотрудник, которому работодатель отказал в выдаче необходимых документов (их копий) либо выдал их с опозданием или за плату, может обратиться с жалобой в ГИТ. По его жалобе может быть проведена документальная проверка или проверка в рамках административного производства. Как следствие, работодателю в этом случае грозит административное наказание, предусмотренное ч.

1 ст. 5.27 или ст. 5.39 КоАП РФ. В следующих номерах журнала мы подробнее рассмотрим ситуации, в которых работники обращаются к работодателю с просьбой о выдаче конкретных видов документов.Приложение 1 Пример оформления заявления о выдаче документов, связанных с работой Приложение 2 Пример оформления подтверждения Приложение 3 Пример оформления Положения о выдаче документов работникам (фрагмент)

Журнал: Справочник кадровика, По состоянию на: 08.07.2013, Год: 2013, Номер: №8Автор: Орлова Е.В.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Рекомендуем прочесть:  Прием на работу жителя армении

Порядок выдачи копий кадровых документов сотруднику

В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан выдать по требованию сотрудника копии документов, связанных с работой. Рассмотрим, какие документы имеет право требовать работник, в каких случаях работодатель вправе ему отказать и как правильно оформить выдачу необходимых бумаг.

Обязанность предоставления сотруднику документов (их копий), связанных с работой, предусмотрена рядом нормативно-правовых актов, в частности Трудовым и Налоговым кодексами РФ, законами № 255-ФЗ от 29.12.2006, № 56-ФЗ от 30.04.2008 и № 27-ФЗ от 01.04.1997.

Нормативно-правой акт Документ, подлежащий выдаче сотруднику Ст.

62 ТК РФ Трудовая книжка (для целей обязательного социального страхования) Копия приказа о приеме на работу Копии приказов о переводах на другую работу Копия приказа об увольнении Выписка из трудовой книжки Справка о заработной плате Справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование Справка о периоде работы у данного работодателя и другие документы, не перечисленные в данной статье Ст.

68 ТК РФ Копия приказа (распоряжения) о приеме на работу Ст. 84.1 ТК РФ Копия приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора Копии документов, связанных с работой Трудовая книжка (выдается в день увольнения) Ст.

89 ТК РФ Копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных п.

8 ст. 14 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Ст. 230 НК РФ Справка 2-НДФЛ Закон № 255-ФЗ от 29.12.2006 Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой Закон № 56-ФЗ от 30.04.2008 Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты) Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже Документы, затребованные работником, необходимо выдать:

  1. В срок не позднее 3-х дней с даты обращения за документами.

Данный срок установлен для большинства документов: копий приказов о приеме на работу, переводе на другую должность, справок 2-НДФЛ и т. д.

  1. В день обращения.

В день обращения сотруднику выдаются документы, связанные с увольнением: копии приказа о прекращении трудового договора, трудовая книжка.

В случае направления документов сотруднику по почте работодатель обязан также соблюдать указанные выше сроки. Документы должны быть направлены сотруднику в течение 3-х рабочих дней. Получить документы, связанные с работой, сотрудник вправе и после увольнения. Получить оригиналы и (или) копии кадровых документов имеет право не только сотрудник, но и его представитель при наличии доверенности.
Получить оригиналы и (или) копии кадровых документов имеет право не только сотрудник, но и его представитель при наличии доверенности.

Нотариальное удостоверение доверенности в данном случае не требуется.

Вместе с доверенностью представитель должен передать работодателю заявление о выдаче документов и свой паспорт. Порядок выдачи сотруднику копий запрошенных документов (их копий) состоит из следующих шагов: Заявление составляется сотрудником в произвольной форме или по образцу, предоставленному работодателем. В заявлении должно быть указано название запрашиваемых документов и их количество.

Запрашивать документы в формулировке

«прошу выдать копии всех документов, связанных с работой»

нельзя: нужно перечислить конкретные документы. Приведем образец такого заявления: Дата в заявлении должна быть указана не позднее 3-х рабочих дней от даты подачи заявления. На полученном от работника заявлении руководитель должен поставить свою резолюцию: «Согласовано» или «Выдать документы».

После этого заявление подписывается и передается в отдел кадров или бухгалтерию для подготовки и заверения запрашиваемых документов (их копий).

Порядок выдачи копий документов, связанных с работой, устанавливается Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X. Не допускается заверение документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. Особенности оформления заверительной записи на копии документа регламентируются ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв.

Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, но его требования не являются обязательными и носят рекомендательный характер. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает:

  1. подпись данного лица;
  2. отметку о том, что подлинный документ находится в организации.
  3. слово «Верно»;
  4. должность лица, заверившего копию;
  5. дату заверения копии (выписки из документа).
  6. расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

Копии выдаваемых сотруднику документов допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Передача сотруднику запрошенных им документов (копий) производится не позднее трех рабочих дней со дня подачи им заявления.

При получении документов работник должен дать расписку, подтверждающую их получение. Расписку можно оформить:

  1. подписью сотрудника в журнале учета выдачи работникам копий документов, связанных с работой.
  2. в виде дополнительной надписи на заявлении;
  3. в виде отдельного документа;

Из расписки, данной работником, должно следовать, что срок выдачи документов соблюден. Если работник не явился за документами в срок, необходимо составить акт о неявке работника за копиями документов.

  1. Документы (или их копии) должны быть выданы сотруднику не позднее 3-х рабочих дней с даты получения от работника соответствующего заявления.
  2. Сотрудник вправе требовать от работодателя документы, связанные с работой. Если документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации тех или иных прав, работодатель выдавать их не обязан.

Выдаем работнику документы, «связанные с работой»

→ → → Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 ноября 2018 г.

М.А.

Кокурина,старший юристПеречень документов, которые работодатель обязан передавать работнику по его заявлению, открытый.

Но действительно ли любой документ, связанный с работой сотрудника в компании, может оказаться у него в руках? Обязан ли работодатель отсылать такие бумаги по требованию работника по почте? Эти и некоторые другие ситуации обсуждали с нами читатели.

Сотрудник запросил у нас такой обширный перечень документов, связанных с работой, что, боюсь, в 3 дня с изготовлением копий и выписок я не уложусь.

Есть ли какая-то возможность удлинить этот срок?

— Законодательно такой возможности не предусмотрено. ТК РФ дает не более 3 рабочих дней со дня получения заявления сотрудника.

То есть, если он представил вам заявление в среду, документы вы вправе выдать не позднее понедельника. Опоздание может обернуться для работодателя: •административным штрафом на организацию и/или ее руководителя за несвоевременное предоставление документов работнику.

При этом ссылаться на малозначительность нарушения бесполезно, так как суды, штрафуя работодателя, указывают на то, что опасность деяния заключается в пренебрежительном отношении работодателя к своей установленной законом обязанности — своевременно предоставить сотруднику требующиеся ему документы; •обязанностью возместить моральный вред сотруднику в связи с несвоевременной выдачей ему нужных бумаг. Если вы понимаете, что не успеваете подготовить нужные бумаги в срок, попробуйте договориться с работником, исключите обвинения в пренебрежительном отношении к своим обязанностям: •поставьте работника в известность о нехватке времени; •передайте ему в срок часть запрошенных бумаг; •сообщите сотруднику, когда вы готовы передать документы по его просьбе.

Кстати, некоторые суды признают небольшую задержку в предоставлении документов некритичной, если она укладывается в разумный срок.

К примеру, 3 дня прошли, но работодатель передал документы в первый рабочий день после истечения этого срока.

Можно направить сотруднику такое уведомление.

Отдел кадровМенеджеру Иванцову П.О. г. Пермь 13.09.2018 Уважаемый Павел Олегович, на Ваш запрос от 12.09.2018 о выдаче документов сообщаем следующее.

В связи с обширным списком запрошенных Вами бумаг (48 документов) мы не успеваем подготовить их копии и выписки из оригиналов в 3 рабочих дня, предусмотренных для этого ст. 62 ТК РФ, то есть к 17.09.2018.

Будем готовы передать Вам все документы 19.09.2018. Генеральный директор Е.К. Панин Уведомление получил, не возражаю получить документы 19.09.2018 13.09.2018 П.О. Иванцов Сотрудник запросил у меня графики отпусков за 2016 и 2017 гг.

Но у меня их нет. Как правильно поступить?

— График отпусков — это локальный нормативный акт, который должен храниться в компании 1 год со дня окончания действия графика. Поэтому вполне оправданно, что у вас нет графика за 2016 г.

А вот отсутствие графика за 2017 г. — это нарушение, за которое трудинспекция при проверке в 2018 г.

вправе оштрафовать. Ведь он должен храниться у вас в течение всего 2018 г. Вместе с тем передавать копию графика сотруднику вы не обязаны, поскольку в этом документе имеются персональные данные других работников. Поэтому по его запросу вы вправе выдать ему выписку из имеющегося графика отпусков.

В вашей ситуации рекомендуем выдать работнику: •или копии приказов о предоставлении ему отпусков за 2016 и 2017 гг., если в приказе упоминается об отпуске только этого сотрудника; •или выписки из приказов о предоставлении отпусков за 2016 и 2017 гг., если в них содержатся распоряжения об отпусках еще и других сотрудников. Когда мы нанимали работника, его знакомили с локальными нормативными актами компании под роспись.

Сейчас он работает уже несколько лет и опять просит тот же ЛНА для ознакомления. Можно ли ему отказать? — Нельзя.

Законом работникам не запрещено уточнять положения ЛНА компании в процессе работы.

Значит, они могут это делать, а не только знакомиться с такими актами при поступлении на работу.

Хотя судебная практика не дает однозначного ответа, обязан ли работодатель выдавать копию ЛНА по запросу сотрудника. Так, некоторые суды считают, что обязан, если ЛНА связаны с трудовой деятельностью работника. Например, если сотрудник попросил копию правил установления заработной платы с целью проверки правомерности и обоснованности начисления ему зарплаты или свою должностную инструкцию; ; .
Например, если сотрудник попросил копию правил установления заработной платы с целью проверки правомерности и обоснованности начисления ему зарплаты или свою должностную инструкцию; ; .

Другие суды, поддерживают отказ работодателей, передать работнику ЛНА, с которым он уже был ознакомлен, по его запросу; ; ; .

Причем некоторые суды обращают внимание на то, что выдавать копии ЛНА не нужно, так как они являются общедоступными для ознакомления в компании.

Например, их можно прочитать в любое время на корпоративном сайте или в бухгалтерии. Но у специалиста Роструда иное мнение на этот счет.

Выдача копии ЛНА по запросу работника ДУДОЛАДОВ Игорь Иванович Заместитель начальника отдела контроля рассмотрения территориальными органами обращений, Роструд — В ст.

62 ТК РФ сказано, что по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у этого работодателя и др.). Перечень документов и их копий, упомянутых в ст. 62 ТК РФ, не является исчерпывающим.

В связи с этим копии таких документов, как ЛНА, регламентирующих права и обязанности работодателя и работников (например, положение об оплате труда и премировании, положение о пропускном режиме и др.), подлежат выдаче работнику в безусловном порядке. Ведь ЛНА в этом случае являются документами, связанными с работой такого сотрудника. Поэтому работодателю надлежит предоставить работнику их копии независимо от того, имеется ли в компании свободный доступ к ЛНА или нет.

Во избежание спора с работником мы бы советовали передавать ему по его письменному заявлению копию текста ЛНА. Работник написал заявление о выдаче документов о работе. Ни одного реквизита не указал!

Как я их искать буду? — Реквизиты нужных сотруднику документов он знать не обязан.

А вот работодатель обязан выдать документы, если такое заявление от сотрудника поступило. Наверняка он указал в заявлении названия нужных ему бумаг, и вам этого должно быть достаточно. Ищите по названиям, а если что-то не понятно, уточните у работника.

Предположим, работнику, который является материально ответственным лицом, нужны копии документов по инвентаризации.

Если инвентаризаций было несколько, уточните у него, за какой период ему нужны документы. Бывшая работница запросила у нас копии приказов, касающихся ее работы.

Я подготовила. Но забирать их будет ее супруг. Должна ли я потребовать у него нотариально заверенную доверенность на получение таких бумаг?

— Не должны. Достаточно, чтобы супруг бывшей работницы: •оставил вам ее заявление о предоставлении документов; •предъявил свой паспорт и доверенность в простой письменной форме от супруги на получение документов.

Наш бывший сотрудник прислал нам заявление с требованием выслать ему по почте на указанный в заявлении адрес документы, связанные с его работой. Обязаны ли мы это делать или достаточно подготовить бумаги, а он пусть сам приезжает и их забирает? — В принципе не обязаны, поскольку в ТК РФ не закреплена обязанность работодателя направлять запрашиваемые работником документы по почте.

Но некоторые работники жалуются в трудинспекцию, если им не высылают их бумаги по почте. А подобные жалобы чреваты внеплановой трудовой проверкой, по результатам которой работодателя в лучшем случае могут обязать выслать документы работнику почтой, а в худшем — оштрафовать директора за нарушение трудового законодательства; .

Возможно, результаты проверки удастся оспорить в суде. А возможно, и нет. Поэтому безопаснее выполнить просьбу работника о пересылке запрашиваемых им бумаг, особенно если в его заявлении указана причина, вызвавшая такую необходимость.

Допустим, теперь бывший работник проживает в другом регионе и не может явиться за нужными бумагами лично.

Понравилась ли вам статья?

  1. Аргументы неубедительны
  2. Тема не актуальна
  3. Ничего нового не нашел
  4. Почему оценка снижена?
  5. Нет ответа по поставленные вопросы
  6. Есть ошибки
  7. Слишком много слов
  8. Другое
  9. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  10. Статья появилась слишком поздно
  11. Нужно больше примеров

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  1. я не подписчик, но хочу им стать
  2. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  3. я подписчик электронного журнала
  • , № 16, № 16
  • , № 4
  • , № 14, № 14
  • , № 8
  • , № 12, № 12
  • , № 15, № 15, № 15
  • , № 2, № 2
  • , № 5, № 5, № 5
  • , № 3, № 3
  • , № 7
  • , № 19
  • , № 17, № 17, № 17, № 17, № 17
  • , № 6, № 6, № 6
  • , № 11
  • , № 13
  • , № 1
  • , № 3, № 3, № 3, № 3
  • , № 11, № 11, № 11
  • , № 4, № 4
  • , № 13
  • , № 1, № 1
  • , № 21, № 21, № 21, № 21
  • , № 2, № 2, № 2, № 2
  • , № 20, № 20
  • , № 24, № 24, № 24, № 24, № 24
  • , № 7, № 7, № 7, № 7
  • , № 12, № 12
  • , № 19, № 19
  • , № 22
  • , № 15, № 15, № 15, № 15, № 15
  • , № 5, № 5, № 5, № 5
  • , № 9, № 9
  • , № 10, № 10, № 10, № 10, № 10
  • , № 14
  • , № 16, № 16, № 16, № 16
  • , № 17, № 17
  • , № 6
  • , № 8
  • , № 10, № 10, № 10, № 10
  • , № 18, № 18, № 18
  • , № 23, № 23, № 23
  • , № 21, № 21, № 21
  • , № 12, № 12
  • , № 24, № 24, № 24, № 24, № 24
  • , № 3, № 3, № 3, № 3
  • , № 8, № 8, № 8, № 8, № 8
  • , № 19, № 19, № 19, № 19, № 19
  • , № 9, № 9, № 9, № 9, № 9, № 9, № 9
  • , № 16, № 16, № 16, № 16
  • , № 11, № 11, № 11, № 11, № 11
  • , № 5, № 5, № 5
  • , № 22
  • , № 7, № 7, № 7
  • , № 13, № 13, № 13, № 13
  • , № 2, № 2, № 2
  • , № 4, № 4
  • , № 20, № 20, № 20, № 20
  • , № 6, № 6
  • , № 17, № 17
  • , № 15, № 15, № 15, № 15, № 15, № 15, № 15, № 15, № 15

Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Работник запросил копии документов: 6 вопросов работодателя и решения судов

07 ноября 2020 в 13:11 5490 Поделиться 0 Поделиться 0 Поделиться 

Иллюстрация: Dmitry Ageev

Автор: Младший юрисконсульт В данной статье мы разбираем шесть самых популярных вопросов, которые могут возникнуть в ситуации, когда работник запрашивает документы у работодателя, и объясняем, как действовать компании в перечисленных случаяхНередко возникают ситуации, когда работнику требуется получить от работодателя заверенные копии документов, связанных с трудовой деятельностью в организации. При этом ситуации могут быть разными: документы могут понадобиться для того, чтобы получить какую-нибудь компенсацию или дополнительную льготу, или, например, их могут попросить предоставить на новой работе.Для регулирования подобных ситуаций в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее — ТК РФ) была предусмотрена .

Данная статья закрепляет обязанность работодателя выдать по письменному заявлению работника трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования, а также копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).Исходя из буквального толкования статьи 62 ТК РФ, за получением копий документов может обратиться именно работник. Однако в связи с упоминанием в статье обязанности предоставлять копии приказов об увольнении с работы, суды нередко трактуют данное положение как обязанность выдать документы и уволенному сотруднику в том числе. При этом не важно, в какой срок после прекращения работы бывший работник обратился за документами.Такой подход к трактованию положений данной статьи использовал Омский областной суд в Апелляционном определении от 11 июля 2012 года по делу № 33-4169/12.

В этом определении суд отдельно отметил, что не имеет значения срок, в течение которого бывший работник обратился за выдачей копий документов, связанных с работой, поскольку законодательством не предусмотрено ограничения ни по периоду, ни по сроку давности при обращении работника или бывшего работника за документами, связанными с трудовой деятельностью в организации.

В решении Челябинского областного суда от 13 сентября 2017 года по делу № 7-2192/2017 также делается акцент на том, что в Трудовом кодексе нет ограничения периода времени, в течение которого бывший работник может обратиться за получением копий документов, связанных с работой. На основании этого, суд обязал работодателя предоставить бывшему работнику документ, за выдачей которого он обращался.Законодательством не ограничено количество обращений работника к работодателю с заявлением о выдаче документов, связанных с работой, и законом не предусмотрена возможность выдачи запрашиваемых документов в зависимости от наличия или отсутствия у работника документов, связанных с его работой. Получается, что сотрудник и через пару лет после увольнения может обратиться за своими документами, и бывший работодатель должен их выдать.

Именно такой случай рассматривался Судебной коллегией по гражданским делам Верховного суда Удмуртской республики (Апелляционное определение от 26 сентября 2018 года по делу № 33-4344/2018), а также Судебной коллегией по гражданским делам Челябинского областного суда (Апелляционное определение от 18 сентября 2017 года по делу № 11-12350/2017).

В последнем случае суд сделал особый акцент на том, что не имеет значения, предоставлял ли работодатель ранее подобные документы сотруднику или нет, поскольку трудовое законодательство не предусматривает ограничений для работников в количестве обращений к работодателю по вопросу выдачи документов.Поскольку перечень документов в статье 62 ТК РФ открытый, работник или бывший работник вправе обратиться с заявлением о выдаче иных, не перечисленных в данной статье, документов, которые связаны с его работой и требуются ему для реализации своих прав.

При этом, в связи с тем, что в статье 62 ТК РФ не закрепляются какие-либо условия или ограничения по выдаче документов, суды нередко рассматривают любые дополнительные требования, которые выдвигает работодатель при получении заявления о выдаче документов как ограничение прав работников и встают на их сторону.

Получается, что если работодатель будет запрашивать у сотрудника обоснование необходимости получения документов или цель запроса, то такие требования и отказы работники могут обжаловать через суд. В таких случаях уже непосредственно суд может обязать работодателя предоставить запрашиваемые работниками документы. Ярким примером такой позиции может служить Апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Республики Бурятия от 5 сентября 2018 года по делу № 33-3164/2018.

В данном определении судебная коллегия подчеркивала, что работодатель обязан выдать по письменному требованию работника не только перечисленные в статье 62 ТК РФ документы, но и другие документы в случае, если они необходимы для реализации его прав, и при этом работодатель не имеет права требовать от работника подтверждения необходимости получения документов.

Аналогичный подход излагается в Апелляционном определении Судебной коллегии по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 19 апреля 2016 года по делу № 33-3226/2016, в котором также отмечается недопустимость требовать от работника подтверждения необходимости получения документов.Вовсе нет. У работодателя не возникает безусловной обязанности выдать любые документы, которые указал в своем заявлении работник.

Нужно детально разобраться, какие документы требует предоставить работник, и выдать только те, которые непосредственно связаны с его работой. А, например, предоставлять документы, связанные с работой других сотрудников или касающиеся всей организации, не требуется. Судебная коллегия по административным делам в Апелляционном определении от 1 августа 2017 года по делу № 33а-2452/2017 как раз высказывала позицию, что нужно выдать только те документы, которые связаны с работой конкретного сотрудника, то есть связаны с выполнением его трудовой функции.

Документы, которые затрагивают работу всех сотрудников, регулируют деятельность самой организации или изданы уже после увольнения работника, не подпадают под положения статьи 62 ТК РФ и не подлежат обязательному предоставлению работнику, даже если он и указал их в своем запросе.Формируется подход, когда суд не считает нарушением прав работника непредоставление работодателем копий локальных нормативных актов или коллективных трудовых договоров и соглашений, а также материалов служебных проверок. Суды исходят из того, что трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя только ознакомить работника с такими документами под роспись, и, соответственно, работодателю не требуется выдавать копии данных документов.

Подобную трактовку статьи 62 ТК РФ можно встретить в Апелляционном определении Краснодарского краевого суда от 29 ноября 2018 года по делу № 33-43209/2018, в Апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Свердловского областного суда от 11 января 2020 года по делу № 33-182/2019 и в Апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Республики Дагестан от 29 марта 2017 года по делу № 33-1365/2017.Более того, в Апелляционном определении судебной коллегии по гражданским делам Волгоградского областного суда от 16 марта 2018 года по делу № 33-3884/2018 судебная коллегия детализировала перечень документов, которые не обязан предоставлять работодатель.

Так, по мнению судебной коллегии, статья 62 ТК РФ не обязывает работодателя выдавать копии коллективных договоров, соглашений и локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, положения об оплате труда, положения о премировании, положения об отпусках), которые регулируют трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения.Как отмечала Судебная коллегия по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа в Апелляционном определении от 2 февраля 2016 года по делу № 33-541/2016, определяющим моментом при решении вопроса о предоставлении работодателем документов или отказе работнику в этом должна быть относимость запрашиваемых документов ситуации.

Иными словами, запрашиваемые работником документы должны относиться к его трудовой деятельности, а в случае, если они содержат какую-либо охраняемую законом тайну или персональные данные других работников, то, по мнению Судебной коллегии, работодателю надлежит выдать работнику заверенную выписку из таких документов, предоставив таким образом информацию, которая касается только самого работника.Резюмируя все вышесказанное, можно отметить, что работодатель при получении письменного заявления работника о предоставлении копий документов, связанных с работой, в первую очередь должен оценить, насколько документы, которые запрашивает работник, относятся к его работе. Не запрашивает ли работник документы, которые относятся к трудовой деятельности других работников или не являются ли запрашиваемые документы локальными нормативными актам, коллективными договорами и соглашениями.

В случае, если запрашиваемые документы не подпадают под понятие документов, связанных с трудовой деятельностью работника, а, например, относятся к актам, регулирующим деятельность работодателя, то работодатель может отказать в выдаче таких документов.

Сформировалась и судебная практика, которая подтверждает корректность отказа в предоставлении документов в таком случае. При этом допустимо предоставлять заверенные выписки из документов, если в документе содержится какая-либо охраняемая законом тайна или персональные данные другого сотрудника. Стоит учесть, что право на получение документов, связанных с работой, имеется также и у бывших работников, независимо от прошедшего с момента их увольнения срока.

Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

Новая редакция Ст. 62 ТК РФ По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном статьями 66.1 и 84.1 настоящего Кодекса. В случае если работник потребует (путем подачи письменного заявления) у работодателя копии документов, связанных с работой, работодатель обязан выдать их специалисту не позднее трех дней со дня получения такого запроса (в форме заявления).

Об этом говорится в статье 62 Трудового кодекса РФ. 1. Законодатель не связывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с действительной нуждаемостью работника в таких копиях; поэтому требования работодателя к работнику представить соответствующие запросы или ходатайства от третьих лиц являются незаконными. Достаточно письменного заявления работника с указанием перечня копий документов, выдачи которых он требует.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно (ч.

1 ст. 62 ТК РФ). 2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

. Как следует из Указа, работодатели выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих работодателей, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Копии документов выдаются на бланках работодателя. В таком же порядке работодатели могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. 3. Статья 62 ТК РФ устанавливает примерный перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику; единственным легальным ограничителем этого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного работника.

Однако возникает вопрос, имеет ли работодатель возможность отказать в предоставлении копии определенного документа (документов), а если имеет, то по каким основаниям? С учетом упомянутых выше нормативных актов работодатель может отказать в выдаче копий документа, если: в силу действующего законодательства с определенных документов запрещается снятие копий; документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления; документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну; документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников. 4. Как следует из ч. 1 ст. 62 ТК, работодатель обязан выдать требуемые копии не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления.

Тем самым уточняется содержание данного правила, устанавливаемого ст. 62 в прежней редакции, где говорилось о трех днях.

5. Обязанность выдать работнику копии документов, связанные с работой, сформулирована в законе и, следовательно, является внедоговорной публично-правовой обязанностью. Соответственно, виновное неисполнение работодателем этой обязанности служит основанием для привлечения его к публично-правовой (административной) ответственности (), вне зависимости от того, имелось ли об этом волеизъявление (заявление, жалоба) работника. 6. Об обязанности работодателя выдать работнику трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, при увольнении работника см.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+