Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу

Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу

Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу

Назначение и правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Ведение кадровой документации является важной составляющей деятельности каждого предприятия, при помощи которой фиксируются все основные события в трудовой жизни подчиненных. При этом издаваемые приказы и другие документы должны регистрироваться в соответствующих и .

Одним из видов таких документов является журнал регистрации приказов по личному составу.

Его понятие, содержание и правила заполнения стоит рассмотреть далее более подробно.

Журнал предназначен для регистрации всех приказов, которые издаются в организации и касаются различных действий в отношении сотрудников. Таким образом фиксируется трудовой путь всех работников, а в случае необходимости можно быстро узнать, когда был издан тот или иной приказ.

Данный журнал также может использоваться в судебных разбирательствах в качестве подтверждающего документа.

По срокам хранения приказы могут быть разделены на две группы, в зависимости от их содержания:

  • Долгосрочные, со сроком хранения 75 лет. Они составляются в таких случаях:
    • ;
    • их перевод на другую должность;
    • ;
    • получение отпуска по уходу за ребенком;
    • направление в длительную ;
    • премирование за высокие показатели работы;
    • аттестация или повышение квалификации и т. д.
  • предоставление ;
  • аттестация или повышение квалификации и т. д.
  • получение отпуска по уходу за ребенком;
  • праздничные дни.
  • их перевод на другую должность;
  • вынесение ;
  • оформление командировки (краткосрочной);
  • премирование за высокие показатели работы;
  • Краткосрочные, со сроком хранения 5 лет.

    Они фиксируют такие события:

    • предоставление ;
    • вынесение ;
    • оформление командировки (краткосрочной);
    • праздничные дни.
  • направление в длительную ;
  • ;
  • ;

В зависимости от этого разделения приказов на предприятии могут быть разделены и журналы их учета — для долго- и краткосрочных лучше завести отдельные документы.

На больших предприятиях, где ежедневно оформляется множество таких документов, они могут быть поделены на более детальные группы.

Журналов в этом случае, соответственно, также заводится несколько.

Каждому из них присваивается свой индекс (буквенный, например, К — для приказов о командировках, Б — о больничных и т.

п.). В небольших компаниях вполне достаточно одного документа для всех видов приказов.

Если сравнить журналы, которые ведутся в различных организациях, то среди них можно будет найти существенные различия. Например, могут отсутствовать некоторые графы или, наоборот, иметься дополнительные.

Это связано с тем, что законодательно не существует установленной формы документа.

Поэтому каждая организация может разрабатывать и использовать свой журнал. При этом его можно изготовить самостоятельно или же приобрести уже готовый (в интернете, в канцелярском магазине и т.

п.). Образец журнала, который подходит для использования в организации, можно посмотреть ниже.

Как уже отмечалось, установленной формы документа нет. Однако можно рассмотреть его примерное содержание и графы, из которых он состоит:

  1. краткое содержание или название (например, «О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска»);
  2. дата издания документа;
  3. порядковый номер записи;
  4. примечания.
  5. ФИО работника, в отношении которого составляется документ;
  6. его номер;
  7. должность, имя и инициалы кадрового работника (или другого ответственного лица), который внес запись в журнал;
  8. основание для его издания;
  9. вид приказа,
  10. его подпись;
  11. подпись сотрудника, подтверждающая его ознакомление с записью;

Последнюю графу лучше предусмотреть в документе для того, чтобы в будущем в случае необходимости можно было вносить в нее дополнительные сведения.

Данный перечень пунктов не является обязательным или исчерпывающим, однако включает в себя всю необходимую для правильного ведения журнала информацию.

По инициативе руководства конкретной компании он может быть изменен, расширен или сокращен.

Вне зависимости от того, каким журналом пользуется предприятие (покупным или изготовленным самостоятельно), он должен быть оформлен с учетом ряда требований: Особенно это актуально в том случае, если в нем регистрируются долгосрочные приказы.

В этом случае использование и хранение документа будет длительным, поэтому необходимо позаботиться о его сохранности.

На обложке также нужно указать название документа и указать его индекс (при необходимости).

На нем должны быть указаны такие данные:

  1. дата начала ведения журнала (может быть указана сразу);
  2. данные об ответственном за ведение документа лице.
  3. индекс журнала;
  4. дата окончания ведения (ставится после того, как документ будет закончен);
  5. название документа (такое же, как на обложке);
  6. название компании;

Информация из последнего пункта может быть указана либо на лицевой стороне, либо в конце журнала, либо на каждой его странице.

Стоит учесть, что правильное оформление титульного листа является обязательным требованием для законности документа.

Все страницы должны быть пронумерованы сплошным способом, то есть на каждой из них после титульного листа должен стоять порядковый номер. После этого журнал в соответствии с установленными требованиями и в конце пломбируется. Также на последней странице должны иметься такие данные:

  1. общее количество листов;
  2. подпись руководителя предприятия (или начальника кадровой службы);
  3. печать компании.

Дополнительно должна быть указана дата закрытия журнала и документальное основание для этого.

В качестве последнего выступает номер соответствующего приказа и сведения об ответственном за это лице.

Все эти требования направлены на защиту данных от возможных исправлений. Поскольку журнал является важным юридическим документом, он должен

быть оформлен в соответствии с этими требованиями и правильно заполнен.

В частности, записи должны вноситься полностью, сокращения допускаются только в том случае, если они не приводят к проблемам в их толковании.

Также в документе не должно быть ошибок или помарок, использование корректирующих средств для исправления записей не разрешается. Допущенная ошибка должна быть зачеркнута тонкой сплошной линией, рядом с которой можно внести правильную запись. , вы узнаете в нашем материале.

Вы — работник и хотите уволиться по собственному желанию или вы — работодатель, который должен уволить сотрудника по данной схеме?

Тогда будет вам полезен. Если вы нарушили больничный, то за это придется “ответить”. Подробнее о последствиях читайте . Журнал должен вестись с момента начала деятельности компании и до окончания в нем листов. Рекомендуется заводить для этого максимально толстую тетрадь, чтобы не возникала необходимость в его частой замене.

Рекомендуется заводить для этого максимально толстую тетрадь, чтобы не возникала необходимость в его частой замене. Вестись он может следующими лицами:

  1. специалистом по персоналу;
  2. секретарем;
  3. самим руководителем.
  4. сотрудниками кадровой службы;
  5. делопроизводителем;

Конкретное ответственное лицо зависит от масштабов компании и ее организационной структуры. Обязанности по его ведению устанавливаются на основании приказа руководителя.

После окончания документ сдается в архив, в котором он , в соответствии с требованиями, на протяжении 75 лет. Поэтому прочности обложки и надежному скреплению листов стоит уделить особенное внимание.

Если в документе регистрируются краткосрочные приказы, то он должен находиться в архиве на протяжении 5 лет. В дальнейшем журнал регистрации приказов (даже уже оконченный и сданный в архив) может быть использован в различных целях. Например, для быстрого поиска документов или при проведении различных статистических анализов.
Например, для быстрого поиска документов или при проведении различных статистических анализов. Учитывая его важность, руководство компании обязательно должно принять необходимые меры по предотвращению к нему незаконного доступа.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии . Это бесплатно. Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителейПодпишитесь на нас в

Автор: ZakonGuru Поделиться 0 0

Сколько хранить кадровые документы: новые сроки с 2020 года

Автор: Актуально на 20 февраля 2020 Время для прочтения: 21 минута Прочитано: Сохранить статью Содержание С 18 февраля 2020 года действует , который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

В частности, он установил новые сроки хранения кадровых документов с 2020 года. В таблицах приводим все документы по кадрам и срок хранения по каждому, а также объясняем, что конкретно изменилось. Также смотрите: Обязательные сроки хранения кадровых документов в организации с 18.02.2020 регламентирует упомянутого приказа Росархива.

Он включает следующие группы документов:

  1. пункт 8.4 – награждение.
  2. пункт 8.2 – противодействие коррупции;
  3. пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
  4. пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;

Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2020 года.

Например:

  1. график отпусков – 3 года, а не год;
  2. книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.

А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2020 года:

  1. документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
  2. документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
  3. заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
  4. книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

  1. если после – 50 лет.
  2. если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет. А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):

  1. уведомления, предупреждения работников – 3 года;
  2. журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
  3. заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах.

Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы Постоянно (1) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации Постоянно (1) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих Постоянно (1) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: (1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; 50/75 лет ЭПК б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; 5 лет (1) в) о служебных проверках; 5 лет г) о направлении в командировку работников; 5 лет (1) д) о дисциплинарных взысканиях 3 года Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 50/75 лет ЭПК – Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем 3 года – Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв: – а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей; 15 лет б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; 5 лет в) конкурсные бюллетени 5 лет Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании): – а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор; 3 года б) лиц, не принятых на работу 1 год Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации 5 лет – Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: (1) После замены новыми а) по месту утверждения; Постоянно б) в других организациях 3 года (1) Согласие на обработку персональных данных 3 года (1) (1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности 3 года (1) (1) После замены новыми Должностные регламенты (инструкции) работников 50/75 лет – Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих 50/75 лет ЭПК – Личные дела руководителей и работников организаций (1) 50/75 лет ЭПК (1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) 50 лет – Характеристики, справки об объективных сведениях на работников 5 лет – Листы собеседования, стажировочные листы водителей 5 лет – Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (1) (1) Невостребованные работниками – 50/75 лет Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника 50/75 лет – Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год – Отчеты работников о командировках 5 лет ЭПК – Графики отпусков 3 года – Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий 3 года – Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников 3 года – Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими 5 лет – Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе 5 лет – Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе 5 лет (1) (1) После снятия с учета Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе 5 лет – Кодексы профессиональной этики: – а) по месту утверждения; Постоянно б) в других организациях До замены новыми Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним 1 год – Списки: – а) членов руководящих и исполнительных органов организации; Постоянно б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; Постоянно в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; Постоянно г) работников, прошедших аттестацию; 5 лет д) кандидатов на выдвижение по должности; До замены новыми е) совмещающих работу с получением образования; 5 лет ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку; 5 лет з) лиц, выезжающих за границу 5 лет Книги, журналы, карточки учета, базы данных: – а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; 50/75 лет б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); 50/75 лет в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; 50/75 лет г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; 5 лет д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; 5 лет е) лиц, подлежащих воинскому учету; 5 лет ж) отпусков; 5 лет з) прихода и ухода работников, местных командировок; 1 год и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; 50/75 лет к) выдачи служебных заграничных паспортов 5 лет ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ Планы противодействия коррупции Постоянно – Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции Постоянно – Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции 3 года (1) (1) После замены новыми Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера 50/75 лет – Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции 5 лет – Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов 5 лет – Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений 5 лет – Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими 5 лет – Уведомления работодателя работниками: – а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; 5 лет б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; 5 лет в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; 5 лет г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов 5 лет Журналы, базы данных регистрации: – а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; 5 лет б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; 5 лет в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; 5 лет г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; 5 лет д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; 5 лет е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; 5 лет ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции 5 лет Переписка по вопросам противодействия коррупции 5 лет – ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ Квалификационные требования, профессиональные стандарты: – а) по месту утверждения; Постоянно б) в других организациях До замены новыми Типовые дополнительные профессиональные программы: – а) по месту утверждения; Постоянно б) в других организациях До замены новыми Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: – а) по месту утверждения; 5 лет б) в других организациях До замены новыми Учебные планы, задания 5 лет – Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: – а) по месту разработки; Постоянно б) в других организациях До минования надобности Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий 5 лет – Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ 1 год – Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: – а) по месту утверждения; 5 лет б) в других организациях До минования надобности Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников 5 лет – Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников 5 лет – Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним 10 лет – Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении 5 лет – Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам 5 лет – Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности 5 лет – Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов 50 лет – Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов 1 год – Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации 5 лет – Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ 3 года – Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ 1 год – Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации 1 год – Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам 5 лет – Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся 5 лет – Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации 3 года – Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации 3 года – ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий: (1) В случае принятия решения об отказе – 5 лет (2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет а) в награждающих организациях; Постоянно (1) (2) б) в представляющих организациях 5 лет Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград Постоянно – Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград 50/75 лет – Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций Постоянно – Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных 10 лет – Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных 10 лет – Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета 10 лет – Книга почета организации Постоянно – Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий 5 лет – 01.10.2019 11.12.2019 30.12.2019 20.02.2020 28.02.2020 11.03.2020 Подписывайтесь на новости: Подписаться на рассылку © 2013—2020 – «Бухгуру» ГлавнаяПолезноеО нас Разместить объявление[contact-form-7 404 "Not Found"] Scroll Up

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

8387 является важным регистрационным документом в любой организации.

В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом.

В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер. ФАЙЛЫ Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.
Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется.

Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

  1. Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
  2. Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
  3. Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

  1. Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
  2. Документы о трудовом распорядке.
  3. Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.
  4. Документы о назначении руководителя на свою должность.
  5. Документы относительно .

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании. Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

  1. Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
  2. Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
  3. Хозяйственной деятельности компании.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

  1. Если есть, то наименование структурного подразделения.
  2. Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
  3. Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
  4. Номер дела по номенклатуре и номер тома.
  5. Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
  6. Наименование документа.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

  • Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.
  • Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.

Графы обеих следует заполнять.

Они включают:

  1. ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
  2. Номера приказов по основной деятельности.
  3. Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
  4. Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
  5. Порядковые номера регистрируемых документов.
  6. Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец.

У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку.

Это вопрос удобства. Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ.

Для той же цели используется нумерация. В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

  1. Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.
  2. Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+