Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Служебные записки при сломе кресла

Служебные записки при сломе кресла

Служебные записки при сломе кресла

Служебная записка: образец на скачивание и примеры написания

7 сентябряСоставлять служебные записки могут все сотрудники организации, которые столкнулись с вопросом требующим консультации коллег.Служебная записка может быть направлена любому сотруднику, в компетентность которого входит вопрос из служебной записки, от рядового работника, до руководителя предприятия.Высокую популярность имеют служебные записки в организациях с большим количеством подразделений, что вызывает сложности контроля над выполнением должностных обязанностей и соблюдения внутренних правил предприятия.Необходимость составления записки может возникнуть при экстраординарных ситуациях, а ее текст зависит от цели написания. Также служебные записки используются для отображения рациональных предложений об усовершенствовании работы организации.Причинами для составления служебной записки может стать:

  1. Предлагается премировать конкретных сотрудников по результатам выполненной работы или за другие достижения;
  2. Появилась необходимость досрочно вызвать на работу сотрудника из отпуска или выходного;
  3. Любая ситуация, решение которой невозможно без участия руководителя.
  4. Требуется вмешательство руководителя. Например необходимо дополнительное финансирование или технические средства для завершения проекта;
  5. Зафиксировано нарушение, повлекшее за собой непредвиденные обстоятельства;
  6. Появилась необходимость отправить одного или нескольких сотрудников в командировку;
  7. Зафиксирован факт появления на рабочем месте сотрудника в наркотическом, токсическом или алкогольном опьянении;

Контролировать работу подчиненных и документооборот очень удобно в программе Бизнес.Ру. В ней можно ставить задачи сотрудникам, распределяя поручения по степени важности и назначая ответственных за их выполнение.Пример служебной записки о подтверждении факта нахождения сотрудника в командировке.Виды служебных записок разделяются по указанной в них информации.

Рассмотрим самые популярные:

  1. Донесение информации о проблемах возникших во время рабочего процесса.
  2. Информирование о необходимости командировки;
  3. Запрос необходимой для работы информации или сведений, отсутствующих у сотрудника;
  4. Информирование руководителя о нарушениях, допущенных сотрудником при выполнении профессиональных обязанностей;
  5. Предложение о премировании сотрудников;

Основным правилом составления служебной записки, является четкое и краткое изложение причины обращения. Унифицированной формы записки нет, пишется произвольно, но необходимо учитывать приложения указанные в ГОСТ Р 7.0.97-2016, требующие наличия следующих данных:

  1. Обязательно наличие шапки, с указанием в ней адресата обращения. Указывается должность и ФИО сотрудника в дательном падеже;
  2. ФИО и название должности сотрудника составившего записку, подпись и расшифровка.
  3. Указывается дата и номер составления;
  4. Название документа;
  5. Краткое и четкое изложение причины обращения;

Адресат, должен иметь понимание, что именно желает сообщить отправитель, поэтому в служебной записке должны быть четко отображены:

  1. Точное указание данные всех лиц, фигурирующих в служебной записке.
  2. Точное указание сумм, например размер премии или зарплаты;
  3. Основания для принятия мер, отображенных в служебной записке;
  4. Точный список материальных объектов, указанных в просьбе отправителя служебной записки;
  5. Точное указание дат, например дата начала и окончания командировки;

Служебная записка обязательно регистрируется у секретаря организации, в качестве входящей корреспонденции, что гарантирует ее получение адресатом.Обычно составляется руководителем подразделения, в случаях когда документ составлен рядовым сотрудником, он называется — докладная.Опираясь на перечень управленческих документов подлежащих обязательному архивному хранению, которые образуются в процессе осуществления деятельности государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, с указанными сроками хранения, Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, обязует хранить служебные записки в архиве организации не менее 5 лет.Руководитель предприятия имеет право продлить срок хранения, если возникает такая необходимость. Сроки хранения документации, оформленной в электронном виде, определяется на основании устава организации.Нередко в организациях используется электронный товарооборот, что является весомой причиной для составления служебной записки в электронном виде.В случае составления записки в электронном виде, она отправляется на корпоративную электронную почту организации, а дальнейшую сортировку и пересылку писем адресатам осуществляет секретарь.Такой способ оформления документа экономит время сотрудников.

Служебная записка в электронном виде составляется также, как и на бумаге. Рекомендуется ставить электронную подпись составителя записки.Для того, чтобы быть уверенным, в получении служебной записки адресатом, при отправке запрашивается уведомление о прочтении отправленного письма.

В ЧЕМ РАЗНИЦА? Служебные, докладные и объяснительные записки

1 марта 2020 Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса.

На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить.

Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.Кому пишется: вышестоящему лицу.

Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

  1. Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.
  2. Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
  3. Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.

Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Потому такие записки имеют определенные правила составления.

Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.Что писать в содержании:Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки. Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной.

Официального определения нет. Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа.

На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу, то есть находятся на одном уровне в управленческой системе компании. Цель служебной записки — ускорить коммуникацию между подразделениями одной организации.Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения.

Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения.

По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе.

Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников. Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта.

Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания.

Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».Кому пишется: руководителю.Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков. В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства.

Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.). Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние.

Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами.

Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками. Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково.

Вот какие элементы должны быть указаны в записке:

  1. Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)
  2. Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)
  3. Дата написания
  4. Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
  5. ФИО, должность составителя, его подпись.

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили .

Здоровая посадка: на что обращать внимание при выборе кресла в офис

28 января 2020 Стандартная рабочая неделя длится 40 часов, большую часть которых мы проводим сидя за столом. Часто мы даже не замечаем, как мы сидим.

Постоянное сидячее положение приводит к сильной нагрузке на позвоночник, что может причинять дискомфорт.

Потому, чтобы избежать развития и усугубления проблем с позвоночником и спиной, важно иметь эргономичный офисный стул, который поддерживает нижнюю часть спины и способствует хорошей осанке.Давайте посмотрим, какой стул или кресло лучше выбирать в офис для комфортной работы и поддержания здоровой спины.Многие не различают офисное кресло и стул, подменяя одно понятие другим.

В магазинах, мебельных салонах, офисах один и тот же предмет мебели кто-то назовет стулом, а кто-то креслом. Определимся, что мы будем подразумевать в этой статье под офисным креслом и стулом.Принято считать, что стул имеет четыре ножки, твердое сидение и спинку, а кресло мягкое и с подлокотниками. На самом деле, стул тоже может быть с подлокотниками.В 40-х годах прошлого века Ле Корбузье, французский архитектор, придумал классификацию отличий стула и кресла.

По системе Корбузье, стулом называется предмет мебели, за которым удобно сидеть за столом с высотой 72-75 см, то есть за обеденным или рабочим.

Кресло же — остальная мебель, которая высотой ниже 72 см и имеет более широкое сидение.Это официальная классификация, мы же будем придерживаться привычной версии: стул имеет четыре ножки или полозья, без подлокотников, кресло — на пятилучевой опоре с колесиками и подлокотниками.В офисе можно разместить и кресла, и стулья, все зависит от предназначения сидячего места. Например, для руководителей всегда выбирается кресло из дорогостоящих материалов, для сотрудников — кресло или комфортабельные стулья, для посетителей — обычно отдают предпочтение стульям с простым дизайном. Выбор кресла или стула для работы за компьютером зависит от личных предпочтений и от специфики работы.

Офисные стулья могут иметь выпуклость на спинке, твердое сидение и высокую спинку.

Это снижает нагрузку на нижнюю часть позвоночника, улучшает осанку. Но долгое время за стулом не просидеть. Если вы проводите 8 и более часов за столом, то лучше отдать предпочтение эргономичному креслу с подлокотниками.

Регулируемая высота сидения, подлокотники помогут снять нагрузку с плеч и шеи.

Так, на какие характеристики стоит обращать внимание при выборе офисного кресла?

Немногие знают, что есть требования к офисным стульям и креслам, закрепленные в .

Там сказано, что сама конструкция офисного кресла должна обеспечивать удобную рабочую позу, а кресло рекомендуют выбирать с учетом роста и специфики и длительности работы за компьютером.Чтобы выбрать комфортное офисное кресло, которое будет снижать нагрузку на спину и поддерживать здоровую осанку, следует учесть несколько моментов:Для каркаса кресла, крестовины, в качестве наполнителя и обивки могут выступать совершенно разные материалы.

  1. Крестовина. Может быть выполнена из пластика, металла или дерева. Пластик, несмотря на свою дешевизну, довольно прочный материал, способный выдерживать нагрузку до 250 кг.
  2. Сетка. Новый современный материал из прочных тугих нитей. Сетка хорошо вентилирует, что особенно приятно в летнее время. Материал пружинистый и позволяет поддерживать спину. Сетчатое кресло смотрится стильно в любом помещении и цена вполне приемлема.
  3. Наполнитель. Может быть двух видов — поролон и вспененный полимер. Поролон дешевый и не очень практичный наполнитель. Быстро приходит в негодность. Вспененный полимер (пенополиуретан) обладает высокую износостойкость и хорошую упругость.
  4. Тканевая обивка считается самым дешевым, но практичным видом обивки. Ткань быстро впитывает посторонние запахи, быстро изнашивается и приходит в негодность. При выборе тканевой обивки лучше отдать предпочтение гигроскопичному дышащему материалу с высоким показателем износостойкости (для офисных кресел — не меньше 80 тысяч мартиндейлах).
  5. Обивка. В качестве обивки используют три вида материала: ткань, кожа (искусственная или натуральная) и сетка.
  6. Кожа. Очень популярный и доступный материал. Современная искусственная кожа по качеству может ничуть не уступать натуральной и быть дешевле раза в 2. Кожа, особенно натуральная, сложна в уходе. При выборе кожаного кресла учитывайте, что придется регулярно обрабатывать обивку кресла для поддержания эластичности и внешнего вида кожи.

В идеале спинка должна быть в форме S, то есть повторять контур позвоночника. Ортопедическая спинка слегка вогнута в месте соприкосновения с поясницей.

Это снижает нагрузку на поясничный отдел, обеспечивает правильную форму спины.

  1. Регулировка глубины сидения тоже важна. Не все модели офисных кресел имеют эту функцию. Регулировка глубины сидения позволяет нормализовать кровоток и избежать пережатия вен и сосудов. Чтобы проверить правильную посадку нужно измерить расстояние от края сидения до внутреннего сгиба колена. В идеале расстояние должно быть равно ширине ладони сидящего.
  2. Отрицательный угол. Дополнительная функция в офисных креслах, но не менее важная. Отрицательный угол — это уровень наклона спинки в обратную сторону, к столу. Если вы часто пишите за столом, рисуете, то отрицательный угол наклона спинки просто необходим. Он помогает избежать излишнего давления на внутреннюю часть бедра и пережатия мышц.
  3. Регулировка сопротивления спинки может быть механической или автоматической. Спинка должна легко отклоняться назад под вашим весом, но не слишком далеко.
Рекомендуем прочесть:  Правила расселения при сносе дома

Подлокотники обязательны. Плюс, они должны регулироваться по высоте. Нужно это для правильного положения руки во время работы за столом.

По правилам, кисть, запястье и предплечье должны находиться на одном уровне со столом. Тогда вы избежите напряжения в плечевом поясе и развития сутулости.А вот подголовники необязательный элемент эргономичного офисного кресла.

По большей части их выбирают как показатель статусности и влиятельности владельца кресла.

Подголовники не несут никакой пользы, но и вреда тоже. Потому, выбирать кресло с подголовником или нет, личное дело каждого.В зависимости от стоимости кресла различаются механизмы и используемая фурнитура. В простых недорогих моделях используется механизм в виде рычага для поднятия и опускания сидения.

Дорогая линейка офисных кресел оснащена синхромеханизмом (мультиблоком).Синхромеханизм обеспечивает автоматический наклон спинки и сидения по движению сидящего. То есть позвоночник сидящего не теряет контакт с креслом при движении вперед, назад или вбок. Синхромеханизм — это лучшее в эргономике офисного кресла.Колесики (ролики) следует выбирать, опираясь на покрытие пола в офисе.
Синхромеханизм — это лучшее в эргономике офисного кресла.Колесики (ролики) следует выбирать, опираясь на покрытие пола в офисе.

Для кафельных, керамогранитных полов выбирают мягкие колесики для удобства передвижения, как и для ламината и паркета. А вот для ковролина стоит выбирать твердые ролики для лучшего скольжения.

К тому же, обращайте внимание на производителя фурнитуры для кресла.

Фурнитура должна быть качественной и надежной, прочно закреплена в конструкции кресла.И напоследок, несколько рекомендаций по выбору кресла в офис.

  1. Не экономьте на офисном кресле. Заботьтесь о своей осанке и здоровье и выбирайте правильное кресло.
  2. Офисного кресло обязательно должно быть оснащено синхромеханизмом.
  3. Подлокотники важны, а подголовники — нет.
  4. Обращайте внимание на наполнитель кресел, выбирайте вспененный полимер. При выборе тканевой обивки уточните индекс износостойкости ткани у производителя или продавца. Он должен быть не менее 80 тысяч мартиндэйлах). Сетчатая обивка недорогая в цене и качественная, плюс хорошо пропускает воздух.

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.Е.В.

Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо» Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого.

Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать. Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением).

Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению. Но написать их совсем непросто.

Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах.

Попробуем их сформулировать сами.

Для наглядности покажем основные отличия в таблице. Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки

  1. информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
  2. содержит выводы и предложения составителя
  1. содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
  2. информирует о необходимости решения оперативных вопросов.

    При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;

Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.).

При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записки, ; Направленность Обращение к руководству:

  1. от работника к руководителю отдела;
  2. от руководителя отдела к руководителю компании;
  3. от руководителя филиала к руководителю головного подразделения

Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему Виды записок по назначению

  1. инициирующие принятие решения;
  2. чисто информативные;
  3. отчетные
  1. описывающие какое-либо событие
  2. объясняющие действия конкретного работника (подразделения);

Структура I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания; II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы; III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию; II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию. Не содержит выводов и предложений Виды записок по степени доступности

  1. конфиденциальный документ
  2. открытый документ;

Примеры записок Предложение о премировании конкретного работника Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29) В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходов, например:

  1. объяснительная записка может пригодиться:
  2. для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометра, . На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний;
  3. служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременно;
  1. для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск.

    Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы.

  2. для получения вычета по НДФЛ на ребенка, если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ.

    Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты;

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документа.

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней.

Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так. Утверждена приказом по ООО «Альфа» от 27.12.2011 № 123 . 4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные) .

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

  1. подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).
  2. заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
  3. адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
  4. отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
  5. дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
  6. наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
  7. наименование структурного подразделения — составителя записки;

4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе. В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю.

(необходимым, целесообразным и т.

д.)», «Предлагаю.», «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции. Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И. Стасову Начальнику отдела кадров С.В.

Климовой Причины, указанные в объяснительной, признать неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание в форме замечания к Т.И. Богдановой Главному бухгалтеру А.Д.

Жаровой Принять меры к восстановлению ГТД

30.08.2012 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА от 30.08.2012 № 12 О причинах утраты оригинала ГТД Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа. Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги.

В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

Бухгалтер Т.И. Богданова С документом ознакомлены: Начальник отдела кадров С.В. Климова 30.08.2012 Главный бухгалтер А.Д. Жарова 30.08.2012 Бухгалтерия Начальнику технического отдела А.П.

Носову СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 13.08.2012 № 25 О представлении показателей для премирования Прошу представить в срок до 16.08.2012 показатели, предусмотренные п. 4.5 Положения о премировании ООО «Альфа», для расчета премии специалистам технического отдела. Главный бухгалтер А.Д. Жарова С документом ознакомлен: Начальник технического отдела А.П.

Носов 13.08.2012 Бухгалтерия Генеральному директору ООО «Альфа» И.И.

Стасову Начальнику отдела кадров С.В. Климовой Подготовить проект приказа об отзыве из отпуска Жаровой А.Д. с ее согласия 26.09.2012 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА от 26.09.2012 № 28 О необходимости отзыва из отпуска Жаровой А.Д.

В настоящее время проводится аудиторская проверка нашей компании по срочному спецзаданию наших учредителей.

В ходе работы появилась необходимость в разъяснениях структуры дебиторской задолженности по импортным контрактам с китайскими компаниями. Поскольку учет этих контрактов ведет лично главный бухгалтер Жарова А.Д., только она обладает нужной информацией.

В связи с этим прошу отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Жарову А.Д. Заместитель главного бухгалтера Н.В. Потапова С документом ознакомлен: Начальник отдела кадров С.В.

Климова 26.09.2012 *** При написании записок помните, что они должны быть краткими (учитывая занятость адресата) и понятными.

И если вы установите правила их оформления, то любой работник с этим легко справится. Понравилась ли вам статья?

  1. Тема не актуальна
  2. Почему оценка снижена?
  3. Нужно больше примеров
  4. Слишком много слов
  5. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  6. Статья появилась слишком поздно
  7. Есть ошибки
  8. Нет ответа по поставленные вопросы
  9. Аргументы неубедительны
  10. Другое
  11. Ничего нового не нашел

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  1. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  2. я не подписчик, но хочу им стать
  3. я подписчик электронного журнала
  • , № 17
  • , № 16, № 16
  • , № 13, № 13
  • , № 3, № 3
  • , № 4
  • , № 18
  • , № 9
  • , № 13
  • , № 10
  • , № 23
  • , № 17
  • , № 19
  • , № 24
  • , № 12
  • , № 2
  • , № 4
  • , № 3
  • , № 1

Как правильно оформить докладную записку.

Конкретные примеры

43410 Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка.

С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения. Примеры докладных записок: — — — Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели.

Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях. ФАЙЛЫ Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041 Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений. Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а передает информацию между равными по статусу работниками.

В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная.

Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  1. урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  2. информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  3. разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  4. доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  5. жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  6. объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  7. регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  8. рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  9. положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
  10. донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
  • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
  • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
  • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
  • Адресат.

    От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:

    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
  • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
  • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
  • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
  • Содержание.

    В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:

    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
  • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора.

Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством.

А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству. Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению.

Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

  • Выводы и рекомендации автора записки.
  • Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
  • Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов. Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4.

Специального бланка для нее не требуется.

Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

  1. содержание тремя обособленными блоками;
  2. короткая суть докладной;
  3. получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
  4. ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
  5. название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
  6. на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
  7. название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации.

Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

  1. сведения об организации-отправителе;
  2. город, в котором составлена докладная;
  3. подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).
  4. присвоенный документу номер;

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение.

Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки.

Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения. Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления. Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника.

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении.

Для этого и используется данный тип докладной.

В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины Отдел кадров Генеральному директору ООО «Омега» Н.В. Грощенко ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1 06.11.2016 г.

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле) Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины.

После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О.

Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров (подпись) Р.В.

Сухаревский Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей Отдел метрологии Генеральному директору ООО «Росмашинстрой» Радковскому К.Л.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2 15.10.2016 г.

О невыполнении должностных обязанностей Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц. Главный метролог (подпись) П.К.

Желтковский Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника Административно-хозяйственный отдел Генеральному директору ООО «Просперити» Гиацинтовой А.В. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3 25.08.2016 г. О некорректном поведении сотрудника Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г.

бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой.

Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями.

Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И.

в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

Служебная записка. Образец написания

40258 Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д. Примеры служебных записок: — — — — — — — — Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

ФАЙЛЫ Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию.

Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию. Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  1. должностном лице, к которому она направляется.
  2. дате ее составления,
  3. о наименовании предприятия,
  4. сотруднике, который пишет записку,

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению. После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота. Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  • Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  • В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  • Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании.

Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации.

Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  1. Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  2. Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  3. Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
  4. Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  5. Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании.

В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку. В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту.

Однако классическим вариантом является письменное составление. Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня.

К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться .

От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя.

Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+