Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Фотография рабочего дня менеджера по продажам

Фотография рабочего дня менеджера по продажам

Фотография рабочего дня менеджера по продажам

Карта рабочего дня: пример для отдела продаж

Карта рабочего дня — это фотография всей активности сотрудника в течение рабочего дня. В карте вы получаете данные по каждой активности менеджера и учет времени, которое он тратит на то, чтобы ее осуществить. По данным статистики с непрофильная активность сотрудника отдела продаж в течение дня может достигать 40-50%. Это означает, что сотрудник может тратить время на дела, которые не соответствуют его должностным обязанностям, не помогают или даже вредят процессу продажи.

В 90% случаев Руководитель отдела продаж (РОП) выстраивает управление отделом продаж «в слепую», не имея прозрачной фотографии того, над чем же так тщательно трудятся сотрудники в течение дня.

Когда на вопрос «Где результат?» вы слышите от продавца «Ну я же работаю!» — пришло время внедрять карту рабочего дня. Фотография графика покажет, какая активность менеджера не приносит результат.

Когда обязательно используем карту рабочего дня:

  • При низких результатах конверсии воронки продаж***Карта рабочего дня выявит активностей, которые мешают продавцу выполнять KPI воронки продаж.
  • При автоматизации бизнес-процесса продажи***Карта рабочего дня выявит этапы продажи и скорректирует функционал менеджеров.///
  • При внедрении Режима рабочего дня***Карта рабочего дня выявит неэффективное использование ресурсов дня и простимулирует менеджеров работать по Режиму.///

В течение дня менеджер делает звонки, пишет письма, формирует и исправляет Коммерческие предложения, согласует спецификации продукта, уточняет цены и формирует прайс-листы, уточняет информацию у руководства, проводит встречи.

Продавец может делать то, что у него получается легче, и из-за этого не успевать продавать. А может быть перегружен выполнением непрофильных задач и из-за этого также не успевать продавать. Карта рабочего дня нужна для того, чтобы наглядно показать, сколько времени продавец тратит на активности, которые не приведут к результату.

Бизнес-процесс продажи состоит из определенных стадий. На каждой стадии продавец должен выполнять активности, которые обеспечат результат и дадут возможность перевести лид на следующую стадию: I. Стадия Leads generation На стадии генерации лидов происходит генерация трафика клиентов.

Карта рабочего времени должна ответить вам на следующие вопросы: Сколько времени уходит на актуализацию баз данных, на сбор контактов и на поиск лидов? Сколько времени сотрудник работает с тем или иным каналом привлечения? II. Стадия Leads development Если ваши хантеры делают холодные исходящие звонки потенциальным клиентам, сколько времени у них уходит на подготовку баз?

Сколько времени уходит на подготовку к звонку? Сколько времени уходит на обзвон и внесение данных в СRM?

Какие перерывы делают хантеры в своей работе?

Сколько уходит времени на повторные звонки и ответы на вопросы по продукту? Сколько времени уходит на отсылку клиенту запрашиваемой информации? III. Стадия Leads converstion Карта рабочего дня покажет: степень автоматизации процесса выставления Коммерческого предложения, механизм подготовки предложений и прайс-листов.

III. Стадия Leads converstion Карта рабочего дня покажет: степень автоматизации процесса выставления Коммерческого предложения, механизм подготовки предложений и прайс-листов.

Сколько времени менеджер тратит на повторные звонки и качество взаимодействия со всеми подразделениями, от которых зависит заключение сделки. IV. Стадия Сlient fulfillment Карта рабочего дня покажет: сколько уходит времени и сил на подготовку и согласование договора, сколько менеджер тратит времени на улаживание проблем для первой отгрузки клиенту, и все неровности взаимодействия с клиентским сервисом.

V. Стадия Account Managment Карта рабочего дня ответит вам на вопрос — почему клиентский менеджер не занимается продажами, а тратит все свое время только на сопровождение клиента? Что мешает клиентскому сервису делать новые предложения, выставлять КП и закрывать сделки?

Карта рабочего времени выявит все «узкие» места бизнес-процесса продажи и поможет принять решение по тому, сколько менеджеров нужно нанять на тот или иной функционал для определенной стадии процесса продажи. Карта рабочего дня фиксирует следующие данные:

  • Активность менеджера;***
  • Долю времени, которую тратит менеджер на профильную деятельность;***
  • Долю времени, которую менеджер тратит на личные активности.
  • Время начала и время завершения активности***
  • Долю времени, которую тратит менеджер на непрофильную деятельность;***
  • Длительность активности;***
  • Привязку той или иной активности к стадии процесса продажи;***

Каждую активности в карте рабочего следует обязательно присудить категорию — то есть отметить к какой стадии процесса продажи эта активность принадлежит.

Так, например, если ваш клоузер принимает входящий звонок — это непрофильная активность. Если клоузера соединяют с уже существующим клиентом, которого должен обслуживать клиентщик — это также непрофильная активность. Каждая непрофильная активность в карте рабочего дня отнимает у вас новых клиентов.

Также нужно анализировать все действия хантера и эккаунт менеджера (фермера). Виды активностей продавца в карте рабочего дня:

  1. Непрофильная активность: задачи не по профилю должности и функционалу;
  2. Личные дела: перекуры, разговоры по телефону, чаты, общение с коллегами.
  3. Профильная активность: задачи согласно профилю должности и функционалу;***

Карта рабочего времени разрабатывалась как инструмент контроля менеджеров по активным продажам.

Сегодня хронометраж рабочего времени необходимо внедрять и в отделы по работе с действующей клиентской базой.

Конкурентный В2В рынок требует увеличения среднего чека и удержания клиентов.

В 80% клиентских отделов заточены только на сопровождение, но не на развитие клиента. Эккаунт менеджеры делают много ненужных действий, их режим работы часто не оптимизирован также жестко как у продавцов.

В отдел клиентского сопровождения требуется внедрения управления продажами по Pipeline: четкое определение типов активностей, KPI и нормы по ним.

Для формализации этапов процесса сопровождения и автоматизации процессов используйте карту рабочего времени.

Шаг 1: Как заполнять Карта рабочего времени заполняется самими менеджерами. Поставьте задачу 2-м или 3-м менеджерам, за корректное заполнение обещайте приз или вознаграждение. Заполнение карты рабочего дня самими сотрудниками повышает лояльность к ужесточению дисциплины, формирует команду реформаторов и облегчает последующее внедрение изменений.

Шаг 2: Контроль В течение дня проверяйте заполнение карты рабочего дня. Объявляйте о результатах заполнения каждые 2 часа.

Шаг 3: Подведение итогов Сопоставьте затраты на активности на разных стадиях процесса продажи.

Выявите стадии, на которых тратит более 20% времени на непрофильные активности.

Выявите стадии, в которых менеджер тратит менее 20% на профильные активности.

Эти стадии будут «узким» местом вашего процесса продажи.

По итогам внедрения карты рабочего дня внедрите следующие изменения: I. Скорректируйте функционал продавца Если карта рабочего дня показала, что менеджеры тратят необоснованные ресурсы на административные задачи, попросите их обозначить те задачи, которые они могут с себя снять.

Решите, что может быть автоматизировано, а что передано на аутсорсинг. Экономия составить несколько минут, но в сумме получится до 15-ти часов на отдел.

II. Внедрите Режим дня Выявите в карте рабочего дня продавца активности, которые он совершает не «пакетно», т.е. не планово. Менеджер хаотично проверяет электронную почту и бросается отвечать на письмо сразу же, как только его получил.

После повторного звонка клиенту и получения вопроса от клиента, менеджер кидается выяснять ответ на вопрос вместо того, чтобы продолжать пакетный обзвон клиентов, которые находятся на стадии Leads conversion и требуют повторного касания. Внедрите Режим рабочего дня отдела продаж с пакетными активностями, жесткими перерывами и четко выделенным временем на планерки, совещания и разборы полетов.

III. Откорректируйте структуру отдела продаж На основании данных карты рабочего дня определите, подходит ли для выполнения планов продаж ваша структура отдела. Если нет, перестройте ее. IV.

Автоматизируйте бизнес-процесс продажи Опишите каким он должен быть с учетом выявленных с помощью карты рабочего дня ошибок. Выявите количество и состав этапов для каждой стадии процесса, все входы и выходы для каждого этапа, ответственных и KPI, который будет соответствовать выполнению . Составьте ТЗ для оптимизации вашей CRM и планово внедрите систему все необходимые улучшения.

V. Учите мыслить нешаблонно Если карта рабочего дня выявила, что в результате непредвиденного действия клиента весь ваш отдел тратит 2 часа на улаживание проблемы и ее обсуждение — это значит, что ваши менеджеры не приучены мыслить быстро, и не умеют разрешать нестандартные ситуации. Чем быстрее менеджер адаптируется и примет верное решение, тем быстрее он вернется к выполнению профильных активностей. Учите продавцов действиям в нестандартных ситуациях.

VI. Исключите многозадачность Если карта рабочего дня выявит, что продавец решает несколько задач одновременно (формирует КП для клиента и разговаривает по телефону) научите его это не делать. Многозадачность снижает качество работы на 30-50%. После внедрения Внедрите карту рабочего дня для того, чтобы получить все необходимые сведения для повышения продаж в вашем отделе.

Вы получили рекомендации как использовать карту рабочего дня в отделе продаж, какие ошибки бывают при ее внедрении, как читать результаты и как ее внедрять. Используйте фотографию рабочего дня менеджера по продажам для того, чтобы усилить процессы вашего отдела продаж.

Наблюдаем: один день из жизни менеджера по продажам

23 мая 2021Главная задача сотрудников отдела продаж — общение с покупателями.

В это понятие мы включаем телефонные переговоры, переписку (в чатах, мессенджерах, почте), встречи с клиентами, если это требуется для закрытия сделки. Как показывает практика, целевая деятельность менеджеров сильно разбавлена второстепенными моментами, отвлекающими специалиста от непосредственных продаж.
Как показывает практика, целевая деятельность менеджеров сильно разбавлена второстепенными моментами, отвлекающими специалиста от непосредственных продаж. Оптимизировать временные затраты продавцов, выяснить, что влияет на снижение продуктивности и направить их энергию в нужное русло можно с помощью такого способа как фотография рабочего дня.

Зачем нужен этот инструмент, как проводить анализ загрузки менеджера, какие параметры принимать во внимание и кому можно делегировать отслеживание рабочего дня, читайте в этой статье.Фото рабочего дня менеджера — это фиксация действий специалиста с утра до вечера.

Инструмент помогает внести поправки в текущий бизнес-процесс, изменить модель отдела продаж и оценить эффективность специалистов.

Некоторые источники предлагают делать такой тайм-срез самому руководителю, предварительно предупредив сотрудников.

Утверждение это спорно: согласитесь, мало кто может выделить 7-8 часов, чтобы сидеть рядом с персоналом. Кроме того, присутствие начальства может слишком напрягать членов команды, а, значит, чистый результат их деятельности вы все равно не получите. Наша рекомендация: делегировать задачу, допустим, ассистентам, стажерам под предлогом обучения или передачи дел перед отпуском.

Таким образом у вас будут закрыты сразу несколько вопросов: сбор нужных данных для анализа загрузки менеджера, знакомство новых сотрудников с типовыми операциями и составление инструкции на случай длительного отсутствия специалиста.Рассказываем как нужно проводить исследование, и какие ответы требуется получить для последующего анализа.

Сформируйте таблицу, указав в ней:

  1. время начала работы;
  2. варианты делегирования задачи.
  3. общее время выполнения (всего минут, затраченных на действие);
  4. комментарий;
  5. тип задачи;
  6. краткое описание действий;

К типам задач стоит отнести следующие операции:

  1. дорога (при выезде к клиенту);
  2. организационные моменты (технические операции, решение рабочих моментов);
  3. звонок (переговоры);
  4. отдых.

  5. КП;
  6. встреча;
  7. CRM (ведение базы, записи);
  8. аккаунтинг (поддержка текущих клиентов);

Совершая операцию, менеджер должен комментировать действия и выполнять их в рутинном, обычном порядке. Срез дня делается поминутно, лучше у нескольких специалистов сразу, а продолжать исследование необходимо в течение 2-3 дней.Что вам нужно выяснить в итоге, используя полученные сведения:

  1. Кому можно передать эти операции.
  2. Сколько времени менеджер тратит на общение с клиентами.
  3. Какие задачи занимают у него больше всего времени.

Дополнительно рекомендуем устроить небольшой мозговой штурм: провести опрос сотрудников отдела продаж.

Выясните у команды, что они считают помехой в своей работе и что мешает им продавать лучше и больше.

Конечно, ответы не стоит воспринимать буквально как руководство к действию, но, возможно, они помогут вам взглянуть на ситуацию под другим углом и принесут не одно удачное решение в будущем.Хронометраж рабочего времени отдела продаж рекомендуется проводить по мере необходимости.

Инструмент позволяет не только оценить качество работы персонала, но и заняться оптимизацией внутренних процессов в отделе, что в результате обеспечивает высокую продуктивность специалистов и рост продаж.

Что такое фотография рабочего времени и как с ней работать

4651 Содержание страницы Перед специалистами коммерческой фирмы ставятся задачи, на выполнение которых дается определенное время. Однако часто сотрудники не успевают справиться с ними за предоставленное им время.

Причины могут быть различными: недостаточная квалификация, излишняя нагрузка, устаревшее оборудование.

Работник также может тратить время не на то, что нужно.

Для выявления настоящих причин нужно проводить исследования. Одним из инструментов для исследования является фотография выходного дня. Фотография рабочего времени – это инструмент для отслеживания продуктивности сотрудников. Она позволяет отследить, на что именно тратит свое время специалист. Это средство для определения временных затрат на ту или иную задачу.

Это средство для определения временных затрат на ту или иную задачу.

ВНИМАНИЕ! Это не фотография в буквальном смысле этого слова, а одноименный документ.

Называется он фотографией потому, что позволяет запечатлеть выполнение работы во всех деталях.

Указывается поставленная задача и начало/конец работы над ней. В документ можно вписать также пояснения. Это универсальный инструмент.

Он обеспечивает отслеживание не только производственных мощностей, времени, но и интеллектуальных ресурсов. Хронометраж – это инструмент, который обычно используется самим сотрудником.

Работник сам решает, как и куда записывать полученную информацию. Фотография рабочего времени – это официальное мероприятие, назначаемое руководителем.

Вся полученная в результате информация вписывается в бланк установленной формы. Форма эта может утверждаться самой компанией. Формирование фотографии выполняется в соответствии с документами, подписанными руководителями фирмы.

Фотография рабочего времени нужна для решения этих задач:

  1. Точное установление структуры рабочего времени.
  2. Своевременное обнаружение причин, по которым происходит потеря времени.
  3. Анализ нужного объема работы для каждого отдельного сотрудника.
  4. Создание фактического баланса времени через группировку его расхода по различным категориям.
  5. Исполнение сравнительного анализа работы специалистов со схожим профилем.
  6. Анализ траты времени у производственных передовиков.
  7. Установление работающих методов повышения эффективности.
  8. Оценка условий рабочего места и влияния этих условий на производительность.
  9. Обнаружение причин несвоевременного выполнения рабочего плана.
  10. Принятие правильных решений при формировании штата работников, создании должностных инструкций и плана работы.

Фотография рабочего времени используется для достижения этих целей:

  1. Проведение обучающих мероприятий для увеличения эффективности труда.
  2. Изучение опытов более успешных в плане производительности фирм.
  3. Организация мероприятий, которые помогут решить эти проблемы.
  4. Установление проблем, связанных с «утечкой» времени.
  5. Выявление «утечек» времени в течение дня.
  6. Создание временных нормативов.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени – это комплексный инструмент, позволяющий решить целый ряд задач.

Он позволяет увеличить продуктивность с минимумом вложений. Фотография рабочего времени используется этими сотрудниками:

  1. Руководителями и управленцами. С помощью фотографии они могут установить степень загруженности своих сотрудников, их производительность.
  2. Менеджеры по персоналу и представители отдела кадров. Фотография рабочего времени позволит им формировать должностные инструкции, определять оптимальное количество сотрудников в штате. Информация также позволит проводить различные исследования.
  3. Сами сотрудники. Они смогут повысить свою производительность, оптимизировать свое время.

Полученной в результате исследования информацией могут пользоваться все заинтересованные лица. Фотографии рабочего времени подразделяются на разные виды, каждый из которых отличается своими особенностями.

Фотография заводится только на одного сотрудника для отслеживания его эффективности. За его трудовым процессом наблюдает комиссия, которая вносит все полученные данные в наблюдательный лист.

Групповая фотография предполагает наблюдение целой группы специалистов.

Сам процесс контроля аналогичен первому варианту. То есть собирается комиссия, которая наблюдает за трудовой деятельностью. Метод позволяет одновременно получить данные об эффективности каждого специалиста, входящего в группу.

Если группа включает в себя более трех сотрудников, анализ выполняется путем мгновенных наблюдений.

В их ходе фиксируются действия сотрудников. Рассмотрим основные характеристики процедуры:

  1. Наблюдатель выбирает определенные рабочие задачи для анализа, так как наблюдение над всем процессом труда – это трудоемкая задача.
  2. Интервалы при их занесении в специальный бланк обозначаются кратко: буквой или цифрой.
  3. Анализируемое время подразделяется на интервалы.

Групповая фотография – это довольно сложная процедура.

А потому очень важно правильно ее организовать.

Бригадный метод применяется на производствах. Он практически не отличается от группового способа.

Кто именно должен наблюдать над работой сотрудника? Это определяет руководитель компании. В состав комиссии могут включаться эти сотрудники:

  1. Сотрудники, ответственные за охрану труда.
  2. Представители бухгалтерского отдела.
  3. Менеджеры, представители отдела кадров.
  4. Рядовые инженеры и главный инженер.

Если используется метод индивидуальной фотографии, комиссия может состоять всего из одного человека.

Если в компании есть несколько рабочих мест, комиссия может объединить информацию в одной карте. К примеру, два представителя фирмы выполняют практически идентичную работу.

В этом случае первую половину дня наблюдают за одним сотрудником, а вторую – за другим. В итоге формируется одна фотография на двоих.

Для уточнения фотографии рабочего времени следует провести аттестацию несколько раз. В бланк вносятся усредненные значения.

Для получения точных результатов важно правильно организовать наблюдение.

Процедура подразделяется на три этапа.

Наблюдающие должны понять специфику работы сотрудника.

Без этого будет невозможно правильно зафиксировать рабочую деятельность. Наблюдающие знакомятся с техническими особенностями, готовят наблюдательные листы.

В последние заносятся базовые параметры, которые будут изучаться. Происходит само измерение длительности всех процессов. К примеру, сотруднику нужно выполнить три задачи. В параметры листа включаются эти задачи. Возле них вписывается время начала и время окончания выполнения. При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные.

При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные. Наблюдение выполняется на протяжении всего дня. Это один из главных этапов. Включает в себя следующие действия:

  1. Подсчет совокупного количества истраченного на работу времени. Вместе с этим определяется время на выполнение конкретных задач, на перерывы.
  2. Оценка итогов исследования. Если сотрудник работает во вредных условиях, нужно учитывать это. Подобные условия могут делать длительную работу невозможной.
  3. Сравнение полученных результатов с примерными нормативами.

В процессе анализа выявляются «проблемные места».

К примеру, управленец очень много времени тратит на рутинные задачи, игнорируя главные. Это снижает его КПД. В этом случае имеет смысл делегировать рутинные задачи сотрудникам другого звена, чтобы управленец смог сосредоточиться на основных задачах. В процессе анализа выявляется время, которое тратится бессмысленно.

К примеру, это могут быть разговоры с другими сотрудниками. В этом случае имеет смысл подтянуть корпоративную культуру.

Вся информация вносится в специальный бланк. В нем указываются эти сведения:

  1. Занимаемая должность.
  2. Задачи, поставленные перед сотрудниками.
  3. Образование сотрудника, степень его подготовки.
  4. Инициалы работника, за которым наблюдали.
  5. Название документа.
  6. Наименование компании или ее структурного подразделения.
  7. Название исполняемой работы.

Бланк можно представить в виде этой таблицы: Номер Наименование поставленной задачи Начало работы над задачей Завершение работы Продолжительность Примечания Что указать в примечаниях? Во втором столбце указывается краткое наименование задачи.

К примеру, это может быть работа с поступающей информацией.

В пояснениях можно указать, что сотрудник занимался разбором электронных писем и подготовкой ответов на них. Также в этом столбце можно упоминать о другой дополнительной информации.

Наименование работы можно дополнить ее кодом, если он имеется.

Под таблицей должна содержаться эта информация:

  1. Время, истраченное на подготовку к работе и на ее завершение.
  2. Время, истраченное на обслуживание рабочего места (к примеру, включение компьютера, приборка рабочего пространства).
  3. Время, истраченное на оперативное выполнение задач.
  4. Время на перерывы между решением задач.

Как очевидно, в бланке прописываются все действия сотрудника, даже 10-15 минут, затраченные на уборку рабочего пространства. После того как все сведения внесены в документ, нужно отдать его под роспись руководителя структурного подразделения, в котором выполнялось наблюдение. Затем должна быть поставлена подпись руководителя компании.

Как уже упоминалось, фотография рабочего времени – это комплексный инструмент.

Он позволяет оценить не только производительность сотрудника, но и условия труда.

Для чего это нужно? На степень производительности влияют не только усилия сотрудника, но и само место работы, особенности функционирования оборудования. Выявление дополнительных проблем позволяет своевременно их исправить. Проводится анализ тяжести деятельности.

В этом случае в состав комиссии желательно включить представителей комиссии по охране труда, так как они обладают всеми нужными знаниями. Как выполнять анализ? Нужно проанализировать время, потраченное, к примеру, на запуск оборудования.

Устаревшая техника может сильно тормозить работу.

На основании полученной информации руководитель, в зависимости от выявленных проблем, может принять эти решения:

  1. Увеличение или уменьшение зарплаты. К примеру, использовался групповой метод фотографии. По его итогам стало понятно, что один сотрудник отличается высокой производительностью, а второй – постоянно отвлекается. Первому назначается премия, а второму снижают зарплату. Такая система позволяет правильно мотивировать сотрудников.
  2. Изменение обязанностей. Время может тратиться нерационально из-за того, что сотрудник не соответствует своей должности. К примеру, у него может быть недостаточно опыта. В этом случае имеет смысл снять его с должности. Альтернативная мера – проведение обучающих мероприятий.
  3. Правильное распределение нагрузки. На одно подразделение может падать слишком большая нагрузка, на другое – совсем малое. В этом случае задачи перераспределяются.
  4. Увеличение штата сотрудников. В процессе анализа может обнаружиться, что усилий всех сотрудников не хватает на выполнение поставленного объема задач. В этом случае могут нанять дополнительных сотрудников.

Фотография рабочего времени может привести к обновлению оборудования, улучшению рабочего места. Этот простой метод, на реализацию которого нужен один день, дает много важнейшей информации о состоянии производства.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени может анализироваться не только комиссией, но и руководителем.

Второй на основании полученных данных может принять более масштабные решения.

Хронометраж рабочего времени менеджера по продажам

Замеры рабочего времени проводят в основном ради оптимизации рабочего процесса. Сначала руководитель определяет, сколько минут или часов уходит у персонала на выполнение рутинной работы, а затем ищет способы, как сократить время, и разрабатывает нормы.

Однако есть ряд дополнительных задач, которые решает хронометраж:

  1. помогает разработать правила и алгоритмы для выполнения плана или увеличения результатов продаж;
  2. помогает выяснить, куда еще уходит время работников, кроме основной деятельности, – перекуры, обеды, болтовня с коллегами. В результате РОП видит хронофаги, ворующие время;
  3. помогает разработать наиболее эффективные и быстрые схемы, алгоритмы выполнения работы;
  4. помогает оценить, соответствуют ли текущие результаты нормам, если такие приняты в отделе;
  5. помогает повысить результаты работы отдела – конверсию воронки продаж или итоговое число сделок.

Допускается проводить хронометраж всего рабочего дня или отдельных операций (например, формирования отчетности, ведь это рутинная процедура, зависящая только от менеджера).

Однако в любом случае рекомендуется обращать внимание на все мелкие детали, в том числе на организацию пространства и психологическое состояние работника.

Если в компании есть специально отведенный сотрудник – штатный нормировщик – то контролем и подсчетом рабочего времени занимается он. Но если такой должности нет, то подойдет любой штатный специалист, который хорошо разбирается в рабочем процессе менеджера по продажам.

Виды хронометража Есть несколько разновидностей замеров:

  1. выборочный: замер одной или нескольких отдельных операций. Если операция выполняется циклично, то замеряется только один цикл;
  2. цикловой: замеры коротких операций, который повторяются в течение дня. Например, замеры длительности обзвонов клиентов;
  3. фотохронометраж: изучение рабочего дня с помощью замеров и фотографий.
  4. непрерывный: измерение всего рабочего дня, даже если в течение дня менеджер делает одно и то же действие несколько раз;

Для учета рабочего времени используются разные форматы хронометража.

Классический вариант, когда действия менеджера измеряются с помощью секундомера, подходят только для отдельных операций.

Удобнее всего использовать хронометраж там, где действия полностью автоматизированы. Например, для контроля за рассылкой коммерческого предложения, формированием счетов на оплату. Тогда хронометраж позволит увидеть узкое место в работе менеджера.

Например, он делает эти процедуры медленно, потому что не умеет работать с программой или ПО устарело и периодически зависает.

Если требуется оценить работу менеджера в течение всего дня, лучше использовать фотографии.

С их помощью получится определить временные затраты на выполнение отдельных действий. Например, понять, сколько времени менеджер тратит на поиск клиентов с помощью холодных звонков, на переговоры, на дорогу в офис клиента. Комбинация фото и классических замеров дает такие результаты:

  1. появится видение, как организовать процессы;
  2. можно понять, какие функции менеджера по продажам выполняются правильно, а над чем еще нужно поработать;
  3. понять, не тратит ли менеджер время на выполнение чужой работы.

Делать фотографии может как специально выделенный работник-контроллер, так и сам менеджер по продажам.

Если РОП решил использовать самофотографию для контроля за рабочим временем персонала, он должен учитывать, что хронометраж может получиться неточным.

Вот причины неточности:

  1. менеджерам может быть неудобно одновременно выполнять рабочие процедуры и фотографировать. Из-за этого часть хронометража может быть не сделана;
  2. менеджеры могут осознанно «мухлевать» и фотографировать так, чтобы их рабочий день оказался приближен к стандартам.

Правила проведения хронометража Проведение хронометража менеджера по продажам не отличается от других сотрудников. Процедура проводится в несколько этапов. Сначала работник проводит подготовку к замерам.

При необходимости он изучает операции, которые выполняет менеджер, и отбирает работников, которых будет замерять. Чтобы получить достоверные данные, достаточно выбрать 1–3 менеджеров.

Каких именно менеджеров брать для замеров?

Это определяется, исходя из целей проведения хронометража. Если необходимо разработать или утвердить нормы времени, следует взять менеджеров со средними или высокими результатами. Если нормы уже утверждены и необходимо оценить отставание от норм, то для замеров берутся слабые, отстающие сотрудники.

Затем сотрудник разрабатывает бланк для заполнения, в котором прописывает все замеряемые действия менеджеров.

Чтобы провести хронометраж, работник должен заранее оповестить менеджеров. Во время проведения хронометража работник присутствует на рабочем месте менеджера. Он должен видеть весь процесс работы, однако не должен контактировать с менеджером.

Необходимо записывать выполнение каждой операции, даже мелкой, и, при необходимости, фотографировать процесс работы. В том числе записывается начало и конец краткосрочного перерыва.

Так как для замеров берутся несколько менеджеров, у работника на руках получается несколько отчетов по каждому менеджеру. Чтобы получить результаты замеров, он вычисляет среднее арифметическое. Заполнение бланка Одно из ключевых правил грамотного проведения хронометража – заполнение бланка.

Единых стандартов этого документа нет, однако есть общие рекомендации. В нем необходимо указать:

  1. операции, которые замерялись;
  2. название компании и отдела;
  3. имя работника, который проводил замеры;
  4. имя менеджера по продажам, его стаж;
  5. дата и номер наблюдения;
  6. если во время замеров менеджером было использовано оборудование, например, программы для формирования отчетности, то название программы следует указать.

Классификация затрат рабочего времени По итогам замеров РОП получает перечень операций, который выполняет менеджер.

Его задача – классифицировать все временные затраты.

Оптимально использовать следующую классификацию:

  1. НТД – нарушения трудовой дисциплины. Сюда следует включить опоздания, уход с рабочего места до окончания рабочего дня.
  2. ОЛН – время, потраченное на личные нужды, в том числе обеденный перерыв;
  3. ОВ – общее время работы. Обычно это значение равно длине всего рабочего дня с учетом перерывов;
  4. ОП – время, затраченное непосредственно на выполнение рабочих процедур. При такой классификации учитываются все процедуры и операции, которые делал менеджер в течение рабочего дня;
  5. ПЗ – организация своего рабочего места, заключительные работы. В эту группу включаются мелкие процедуры, которые выполняет менеджер. Например, уборка на рабочем столе в конце смены или замена бумаги в принтере. Эти процедуры не влияют на выполнение плана продаж, но важны для поддержания комфортной рабочей обстановки;

Для детального изучения рабочего дня можно разделить пункт ОП на профильные и непрофильные операции. К профильным относятся все действия, которые приводят к продажам.

Кроме того, РОП может распределить все потраченное время по этапам воронки продаж: сбор данных с лендинга, холодный обзвон, подготовка коммерческого предложения, встреча и заключение договора.

В этом случае можно определить, какой этап воронки продаж отнимает больше времени, и сравнить временные затраты с конверсией. Если на одном из этапов воронки менеджер тратить более 20 % времени на непрофильную активность, этот этап требует оптимизации. Как использовать результаты замеров?

После того как замеры будут выполнены и РОП получит результат, он должен вместе с менеджерами интерпретировать результаты. На данном этапе нужно выявить нерациональные действия работников, а затем найти способы их устранения.

РОП может внедрить следующие изменения:

  • Внедрить режим дня. В бланке хронометража будет видно, что некоторые действия менеджер совершает хаотично. Например, в течение рабочего дня несколько раз проверяет электронную почту и сразу отвечает на входящее письмо. В результате за весь день такая бессистемная проверка почты отнимает более получаса полезного времени. Чтобы предотвратить это, РОП может выработать порядок выполнения действий, в котором есть жесткие временные рамки и включены перерывы.
  • Автоматизировать процессы. Если в течение рабочего дня много времени уходит на мелкие процедуры, можно их автоматизировать. Например, использовать чат-бот для первичного общения с клиентом и только после квалификации клиента переключать его на менеджера.
  • Исключить многозадачность. В результате хронометража может быть выявлено, что менеджер для повышения личной эффективности выполняет несколько дел одновременно. Например, разговаривает по телефону с одним клиентом и формирует счет на оплату для другого клиента. Это снижает его эффективность на 40–50 %. На планерке с менеджерами РОП может запретить многозадачность и еще раз акцентировать внимание на режиме рабочего дня.
  • Скорректировать функционал менеджеров. Например, РОП после изучения хронометража заметил, что менеджеры тратят неоправданно много времени на административные задачи. Эта работа относится к непрофильной деятельности, так как напрямую не влияет на количество продаж. Чтобы повысить эффективность отдела, РОП может снять с менеджеров эти обязанности и передать их кому-то другому.

В результате работу в отделе продаж можно оптимизировать и «сэкономить» от 30 минут до двух часов рабочего времени.

Либеральный стиль руководства – самоорганизация, а не попустительствоВыстраиваем отдел продаж в агентстве недвижимостиАвторитарный стиль управления: возможности и особенностиЧем поможет кайдзен русскому бизнесу Бесплатный авторский вебинар Ведущий: Екатерина Уколова Тема: Дашборд владельца бизнеса.

ТОП-25 отчетов для управления продажами в компании Дата начала: 2021-09-15 16:30 Дата окончания: 2021-09-15 18:00 Место проведения: On-Line Ссылка для регистрации: ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ Политика конфиденциальности | Oy-li © Copyright 2021.

Все права защищены

✓ Номер введен верно Скачать бесплатно Приходи на вебинар и получи бесплатно книгу на 250 страницах о настройке отдела продаж Иду на вебинар

Карта рабочего дня как инструмент увеличения выручки

регистрируйся на вебинар Екатерины Уколовойполучитебесплатно

Таблица расчета роста прибылипо результатам фотографиирабочего дня Карта рабочего дня – простой инструмент, который буквально за месяц может увеличить выручку, минимум, на 30%.

Рассмотрим в деталях, как им пользоваться, что он дает и какие изменения в работу менеджеров следует внести.

Еще больше идей для роста выручки можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли.

Регистрируйтесь прямо сейчас. Оставляйте заявку Узнать подробности Карта рабочего дня Читайте в статье:

  1. Карта рабочего дня: зачем нужна
  2. Карта рабочего дня: что дают полученные сведения
  3. Карта рабочего дня: как пользоваться
  4. Карта рабочего дня: кейсы
  5. Карта рабочего дня: повторим основное
  6. Карта рабочего дня: как составить «фотоотчет»
  7. Карта рабочего дня: чем занят продавец

Чтобы научиться правильно пользоваться этим инструментом, пойдем по такому плану:

  1. Принятие изменений
  2. Получение ответов на ключевые вопросы об активности
  3. Организация мониторинга активности сотрудников
  4. Составление карты рабочего дня менеджеров и фотоотчета
  5. Составление списка бизнес-процессов

Карта рабочего дня: зачем нужна Карта рабочего дня является неотъемлемой частью движения компании к автоматизации бизнеса.

Она представляет собой чек-лист из этапов бизнес-процесса.

Для того, чтобы корректно составить ее, необходимо хорошо знать, что происходит в коммерческом отделе и как менеджеры получают результат в виде сделок.

Таким образом, следует досконально изучить и формализовать путь превращения лида в сделку. Приведем пример такой трансформации по бизнес-процессу.

  • Звонок
  • Презентация продукта
  • Контроль поступления оплаты.
  • Поиск сделок
  • Согласование условий, заключение договоров, выставление счета
  • Исполнение договор
  • Подготовка, согласование и рассылка коммерческих предложений

Затем, анализируя тайминг по всем этим этапам через карту рабочего дня сотрудника, вы корректируете бизнес-процесс до состояния эталонной модели и переносите ее в CRM.

Карта рабочего дня: чем занят продавец Составление карты рабочего дня сопряжено с доскональным пониманием текущих бизнес процессов. Если они прописаны и зафиксированы в регламентах и инструкциях, то нет ничего проще, чем составить список рабочих и личных дел сотрудника. Он может включать в себя следующие пункты.

Лидогенерация:

  1. получение лидов из Яндекс.Директ;
  2. поиск лидов с использованием бесплатных картографических сервисов;
  3. поиск в социальных сетях;
  4. поиск лидов в любых доступных каталогах.
  5. поиск по запросу в Google и Yandex;

Подготовка к сделкам:

  1. составление коммерческих предложений.
  2. формирование заявок;
  3. выгрузка и изучение прайсов;

Продажи

  1. презентации;
  2. выставление счета.
  3. звонки;
  4. отправка коммерческого предложения;
  5. встречи;

Документооборот и обслуживание сделки

  1. резервирование;
  2. контроль логистики, перемещения и доставки товаров;
  3. выписка счетов, накладных, актов;

Форс-мажорные моменты

  1. работа с поставщиками;
  2. составление претензий;
  3. работа с продвижением.
  4. согласование дополнительных условий;
  5. разрешение конфликтных ситуаций;

Отчетность

  1. подготовка к собраниям;
  2. визуализация результатов на dashboard.
  3. заполнение форм CRM;
  4. ведение отчетов;

Личные дела

  1. обед;
  2. перерывы на чай/кофе;
  3. перекур.

Как следует из этого списка, не все эти дела характерны для продавца, но мы стараемся все максимально приблизить к суровой реальности.

Наличие такого перечня уже даст вам понимание того, чем могут быть заняты сотрудники коммерческого подразделения компании.

Карта рабочего дня: как пользоваться Итак, все готово для составления карты рабочего дня сотрудника. Формируем таблицу с учетом знания всех бизнес-процессов.

В итоге должно получится примерно следующее.

Как видно из таблицы, любое действие продавца фиксируется и прописывается тайминг. Тот, кто составляет карту еще и вносит свои комментарии. Следует учесть 3 момента, чтобы корректно использовать карту рабочего дня.

► 1. Продавцы не должны подозревать о присутствии так называемого «эксперта». Это необходимо для чистоты эксперимента. Подчиненные должны работать в том ритме, к которому привыкли.

Эксперт может прикинуться стажером, который усиленного изучает учебник по продукту и знакомится со спецификой бизнес-процессов в компании. ► 2. В таблице должны быть отражены все действия продавца за день.

Это означает прямо все, включая обеды, перекуры, решение личных проблем, перерывы на кофе и чай. ► 3. Производить замеры нужно по каждому сотруднику хотя бы раз в месяц. При этом желательно делать это в течение 3 дней для полноты и репрезентативности картины.

Карта рабочего дня в итоге к пониманию:

  1. какие функции занимают больше всего времени
  2. на каких действиях в основном сосредоточены сотрудники
  3. от каких вторичных обязанностей можно освободить менеджеров и т.д.
  4. сколько времени они отводят именно на работу с новыми и текущими клиентами
  5. не имитируют ли некоторые из них бурную деятельность

Карта рабочего дня: как составить «фотоотчет» Карты рабочего дня собираются, подсчитывается и суммируется время, затраченное на ту или иную деятельность. При этом весь массив задач распределяется по 4 категориям:

  1. сопутствующие (косвенные задачи, но влияющие на процесс продаж)
  2. личные
  3. основные (задачи по закрытие сделок)
  4. непрофильные (внутренние)

В итоге такого обобщения с подсчетом затраченного времени снимается своеобразный «фотоотчет» с ежедневной активности в коммерческом отделе. Такой фотоотчет, как рентгеновский снимок, четко выявит «патологии», начавшие происходить в коммерческом подразделении компании.

Карта рабочего дня: что дают полученные сведения Прежде всего вы обретаете знания для последующих коррекций и изменений.

В частности, карта рабочего дня позволит ответить на несколько очень важных вопросов.

  • Как быстро решаются вопросы с другими подразделениями? Как это влияет на работу отдела продаж?
  • Как выглядят карты самого результативных и самых слабых продавцов?
  • Сколько каждым сотрудников тратиться времени на выполнение типичных задач отдела и «досуг»?
  • Как влияет текущая активность менеджеров на выполнение планов в разных месяцах?
  • Насколько высока эффективность/важность конкретных обязанностей для отдела? Как их выполнение влияет на объем выручки и повышение продаж?
  • Можно ли повысить эту эффективность за счет перераспределения, устранения, делегирования «избыточных» задач?
  • Какие есть слабые места в работе каждого из сотрудников?
  • Какова эффективность каждого сотрудника в сравнении при выполнении отдельных типов задач?

Когда ответы на эти вопросы появятся, можно будет начинать вносить изменения в работу структуры. Идем по плану. ► 1. Вносим изменения в структуру коммерческого подразделения компании: делим на отделы, группируем по навыкам, увольняем, набираем новых сотрудников.

► 2. Корректируем распорядок дня и отслеживаем его выполнение.

► 3. Регулируем бизнес-процессы: удаляем, делегируем, выносим на аутсорсинг, автоматизируем.

► 4. Концентрируемся на основных функциях подразделений и освобождаем клоузеров от несвойственных обязанностей. Они не ищут лиды, минимально занимаются документооборотом, сопровождением и логистикой. Их дело – сделки. ► 5. Выводим «эталонную» карту рабочего дня, ориентируясь на лучших продавцов после оптимизации процессов.

Карта рабочего дня: повторим основное Итак, карта рабочего дня — это чек-лист из этапов бизнес-процессов, последовательность превращения лида в сделку.

Это первая часть на пути компании к автоматизации бизнеса.

При составлении карты рабочего дня составляется перечень рабочих и личных дел сотрудника. Это может быть:

  1. продажи
  2. лидогенерация
  3. подготовка к сделкам
  4. отчетность
  5. форс-мажорные обстоятельства
  6. личные дела.
  7. документооборот и обслуживание сделки

Карта рабочего дня поможет понять, на чем сосредоточены сотрудники, сколько времен занимают основные функции, от чего можно освободить менеджера. Также можно будет сравнить эффективность каждого сотрудника при выполнении одинаковых задач, понять слабые места в работе каждого сотрудника, увидеть, насколько быстро решаются вопросы с другими подразделениями компании.

Мы рассмотрели такой эффективный инструмент как карта рабочего дня. Несмотря на простоту и легкость внедрения, его использование дает массу сведений, позволяющих кардинально поменять ситуацию в компании с объемом выручки.

Карта рабочего дня: кейсы Екатерина Уколова Управляющий партнер «Oy-li» С помощью карты рабочего дня клиент Oy-li, гостиничный бизнес, смог существенно подкорректировать свои бизнес-процессы.

Замеры производились дважды в месяц по каждому сотруднику в день пиковой загрузки и любой день в середине недели. В итоге стало очевидно, что тормозит работу сотрудников.

Освободив их от несвойственных функций, удалось высвободить примерно 15% времени и направить их увеличение продаж. Клиент Oy-li — медицинский центр с оборотом 550 млн руб.

в год – столкнулся с проблемами потери выручки и стагнации. В качестве основного инструмента эксперты использовали карту рабочего дня.

В результате проведенных замеров было выявлено множество «побочных» дел, которыми занимались менеджеры. Кроме того, пристальное внимание, которое было направлено на сотрудников в ходе исследования высветило еще один неприятный «нюанс» — кое-кто из подчиненных умудрялся класть часть выручки прямо в карман. В итоге приход по выручке удалось увеличить на 45%.

Хотите обучить менеджеров приемам продаж для вашей сферы бизнеса? Приходите на тренинг Oy-li Узнайте подробности регистрируйся на вебинар Екатерины УколовойполучитебесплатноТОП-7 правил составленияфотографиирабочего дня Либеральный стиль руководства – самоорганизация, а не попустительствоХронометраж рабочего времени менеджера по продажамВыстраиваем отдел продаж в агентстве недвижимостиАвторитарный стиль управления: возможности и особенностиЧем поможет кайдзен русскому бизнесу Бесплатный авторский вебинар Ведущий: Екатерина Уколова Тема: Дашборд владельца бизнеса.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+