Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Если письмо адресовано в другой отдел

Если письмо адресовано в другой отдел

Письмо в два адреса правило оформления

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п.

67).Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).Реквизит «Адресат» включает в себя:

  1. наименование адресата (получателя письма);
  2. почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

  1. организация;
  2. должностное лицо/несколько должностных лиц;
  3. группа организаций;
  4. физическое лицо.
  5. структурное подразделение организации;

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О.

указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

  1. перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:
  2. при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.Документ может быть адресован в структурное подразделение организации.

Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016?

Ничего.Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.Деловое письмо может иметь несколько адресатов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат».

Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса.

Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:Утвержденной формы листа рассылки письма нет.

Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия.

В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа.

Можно также расположить данные в форме таблицы.

Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016?

Ничего.Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

  1. на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.
  2. на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

  1. Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.В п.

6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал.

Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

  1. Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:В.

Ф. Макеева, канд. ист. наук, доцентИсточник: https://www.profiz.ru/sr/7_2017/rekvizit_adresat/Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки.

Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

В верхней части документа указываются:

  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
  • заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
  • дата;
  • номер;

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером.указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией: Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией: Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации.Согласно п. 5.15 нового ГОСТ: при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии; перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину),Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — Герб субъекта Российской Федерации; 03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — Код организации; 05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 — Наименование организации; 09 — Справочные данные об организации; 10 — Наименование вида документа; 12 — Регистрационный номер; 13 — Ссылка на регистрационный номер и дату; 14 — Место составления или издания; 16 — Гриф утверждения; 18 — Заголовок к тексту; 19 — Отметка о контроле; 20 — Текст документа; 21 — Отметка о наличии приложения; 23 — Гриф согласования; 24 — Визы согласования; 25 — Оттиск печати;Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.В первую очередь, это определенная структура.В послании всегда должны быть указаны:

  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»), Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • дата написания,
  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии.Например, если получатель – должностное лицо: Ректору Сибирского федерального университета Иванову Е.А.

    Если документ адресован физическому лицу: Петровой М.Н.

    пр. Мира д.4 кв.22 г. Красноярск, 660011 2.Указываем адрес электронной почты.Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например: Красноярский государственный педагогический университет им.

    В.П. Астафьева 3.Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О.указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации.
    В.П. Астафьева 3.Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О.указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:Сохраните ссылку прямо сейчас, чтобы не забытьЧто меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016?

    Согласно п.При желании что-то можно добавить или исключить.Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

    • в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
    • в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
    • если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
    • в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
    • отдельно нумеруется каждое приложение;
    • обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.
    • минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;

    Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру).Способы передачи документа могут быть разными:

    • почтой, электронной почтой, по телеграфу, по факсу, в случае если переписка осуществляется между разными предприятиями.
    • в системе электронного документооборота между обособленными и отдаленными структурными подразделениями внутри одного предприятия и

    Все зависит от практики, сложившейся в вашей организации, от уровня технического оснащения. В нашей компании переписка путем направления писем ведется как внутри предприятия, так и с внешними адресатами. Обмен письмами внутри предприятия происходит в связи с тем, что региональные филиалы, не являясь юридическими лицами, осуществляют свою деятельность в качестве структурных подразделений и располагаются на значительном расстоянии друг от друга и от генеральной дирекции.А вот обмен информацией внутри структурных подразделений и внутри генеральной дирекции у нас ­осуществляется путем направления служебных записок.в значении автор, т.е.отправитель документа (и прежде всего письма).

    В процессе ведения переписки руководители, сотрудники и служба делопроизводства организации должны учитывать следующие факторы:

      технологический, который означает, что организация будет направлять свое письмо через отделения почтовой связи или прибегая к услугам компаний, которые занимаются доставкой корреспонденции.

    Источник: http://sands-group.ru/pismo-v-dva-adresa-kak-pravilno-oformit-93980/Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее.

    Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.Обязательно используйте фирменный бланк своей компании.

    Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников».

    Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству).

    Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

    1. фактический и почтовый адреса;
    2. адрес сайта.
    3. название (и сокращённое наименование);
    4. контактные телефоны;
    5. адрес электронной почты;

    Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

    1. в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
    2. обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.
    3. если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
    4. минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
    5. в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
    6. в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
    7. отдельно нумеруется каждое приложение;

    Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.Источник: https://tehnoservice-spb.ru/pismo-v-dva-adresa-kak-pravilno-oformit/У любой организации, будь то государственный завод, маленький магазин или огромный холдинг, рано или поздно возникает необходимость вступить в переписку.

    Для этого необходимо уметь грамотно написать, оформить и отправить деловое письмо. В этой статье разберем виды деловых писем и поговорим о том, как оформить основные реквизиты этого документа.Для начала давайте определимся, какие существуют виды делового письма. Ведь в зависимости от этого отличаются и правила написания писем: что писать, как писать, кому писать и прочее.Можно перечислить несколько десятков разновидностей деловых писем, но чаще всего встречаются:

    1. приглашение;
    2. справка;
    3. подтверждение;
    4. просьба;
    5. заявление;
    6. гарантийное письмо;
    7. информационное письмо;
    8. коммерческое предложение;
    9. благодарственное письмо;
    10. предложение (не коммерческое);
    11. сообщение;
    12. поздравление;
    13. претензия;
    14. предупреждение;
    15. job offer.
    16. жалоба;
    17. извинение;
    18. запрос;
    19. уведомление;
    20. напоминание;
    21. заказ;
    22. отказ;
    23. рекомендация;
    24. сопроводительное письмо;

    Есть еще одна отдельная категория писем – это судебные письма.

    Рассматривать их мы не станем, так как такими письмами занимаются только юристы, а они знают толк в их написании. Все, что требуется знать всем остальным работникам организации, особенно работающим с почтой: если вам в руки попало такое письмо (оно имеет пометку «судебное»), сохраните и конверт, и письмо.Скачать схему делового письмаДеловое письмо, среди прочего, отличается от обычного письма тем, что имеет четкую структуру, которая состоит из следующих частей:

    • Вступительная часть.
    • Заголовок или обращение.
    • Исполнитель.
    • Подпись.
    • Адресат.
    • Основная часть.
    • Тема письма.
    • Приложение (если есть).
    • Заключительная часть.

    Это наиболее распространенная схема деловых писем, но, разумеется, некоторые пункты могут быть изменены.Это тот, кому мы пишем письмо.

    Здесь можно указывать название компании, ее руководителя или то должностное лицо, с которым в настоящий момент вы ведете переписку. В случае, когда деловое письмо отправляется впервые в организацию, адресатом ставят генерального директора.

    Письмо может отправляться также обычному человеку – физическому лицу. Адресатов может быть несколько, но больше пяти лучше не ставить. В этом случае правильнее будет сделать список рассылки.В зависимости от того, кому направляем письмо, реквизит оформляем по-разному.Если адресат – руководитель предприятия, в первую очередь следует указать его должность, следом название предприятия и инициалы с фамилией, причем все перечисленное должно стоять в дательном падеже.Генеральному директоруООО «Энерготрас»О.Р.

    ЗазублинуЕсли же письмо адресуется определенному человеку на предприятии, нужно написать сначала название организации в именительном падеже, потом должность человека, инициалы и фамилию, но уже в дательном:ЗАО «Бутиль-Экспресс»Начальнику производстваР.Н. ТабуреткинуЕсли письмо будет направляться без конкретного адресата в организацию, то указывают название организации в именительном падеже:ОАО «Мистик Про»Если деловое письмо предназначается физическому лицу, то сначала пишем фамилию в дательном падеже, потом инициалы, а на следующих строчках – почтовый адрес, по которому будет отправлено письмо.

    Если почтовый адрес неизвестен и документ планируется передать каким-то другим способом, оставляем только фамилию и инициалы:Комаровой С.В.ул. Полевая, д. 5, кв. 457,г. Москва, 123456Не нужно ставить точку в конце или менять шрифт, он должен быть таким же, как и текст письма. Выравнивается текст реквизита «Адресат» по правому краю.Это краткое содержание письма.
    Выравнивается текст реквизита «Адресат» по правому краю.Это краткое содержание письма.

    Нужно писать его над основным текстом.Существуют некоторые документы, в которых не нужно указывать тему письма, а именно: уведомление, жалоба, претензия, поздравление, гарантийное письмо или предупреждение. Во всех перечисленных документах следует выносить вид письма в заголовок, единственное исключение делается для поздравлений.Текст темы не должен превышать 50 знаков, нужно очень кратко, но при этом понятно написать, о чем данный документ.

    Зачастую тему можно выразить 2-3 словами, например «Запрос информации» или начать с предлога «о» и писать в предложном падеже.Шрифт темы может быть на один кегль меньше, чем шрифт основного текста, но не более, и это не обязательно. Выравнивать следует по левому краю.Например:О согласовании порядка действия организаций в чрезвычайных ситуацияхЗапрос информацииЗаголовок или обращение пишутся по центру, через одну пустую строку от темы письма.Это может быть название письма, которое, по сути, заменяет тему. В большей части это относится к жалобам, претензиям, гарантийным письмам, заявлениям, предупреждениям или уведомлениям.

    Также это может быть личным обращением к адресату письма.Если вы пишите заголовок, то лучше его набирать прописными буквами и поставить по центру.

    Не нужно выделять заголовок в виде увеличения шрифта, он должен быть точно таким же, как и основной текст.

    Допускается сделать шрифт полужирным:УВЕДОМЛЕНИЕПРЕТЕНЗИЯЧто же касается обращений, то следует начинать со слова «Уважаемый(ая)» потом имя и отчество адресата:Уважаемая Галина Викторовна!Уважаемый Евгений Борисович!Если имя и отчество физического лица неизвестны, они не заменяются инициалами, а пишется так:Уважаемый г-н Петров!Уважаемая г-жа Лисицына!Если же деловое письмо пойдет в организацию, ни фамилия, ни имя-отчество руководителя которой вам неизвестны, напишите нейтрально «Уважаемые коллеги» или «Уважаемые господа». Не забудьте поставить в конце знак восклицания, но только один, не нужно их ставить ни три, ни более раз, показывая свое уважение, это будет выглядеть совсем по-детски.Текст письма делится на три части: вступление, основная часть и заключение.

    Необязательно это три абзаца, может быть и больше. Каждая часть текста плавно переходит одна в другую. Если у вас в организации не предусмотрен корпоративный шрифт для написаний самого тела письма, лучше выбрать шрифт Arial или TimesNewRoman, кегль выбрать или 12, или 14. Стоит начинать писать с красной строки, выравнивая по ширине.
    Стоит начинать писать с красной строки, выравнивая по ширине. Текст нужно выровнять по ширине.

    Он может состоять из простых или сложноподчиненных предложений, причем каждое из них должно иметь какую-то мысль, не быть пустым. Никакой «воды» деловой стиль речи не терпит. Каждый абзац начинается с красной строки.Вступлением можно указать на пришедшее ранее письмо адресата, на которое вы пишите ответ, или сообщить, что ранее вы договорились с адресатом о том, что пришлете письмо.

    Если письмо пишется человеку впервые и никаких договоренностей не было, вступление можно и пропустить.Вступление это одно предложение или даже его часть.Например:На Ваш исх. № 175-8/3-15 от 25.05.2015 сообщаем следующееСогласно нашей договоренности…Это часть письма, где написано о главном, то есть о сути проблемы. Условно ее можно поделить на две части: «обоснование» и «просьба».

    В обосновании указывается причина написания письма, в «просьбе» излагается то, чего вы хотите добиться от получателя письма. «Просьбу» следует писать с нового абзаца и с красной строки.Например: Направляем вам для рассмотрения пакет документов по хозяйственному обслуживанию ТК «Комета» и прилегающей к нему территории за июнь 2015 года.

    Просим рассмотреть документы, подписать их, заверить подписи печатями и выслать один комплект документов в адрес ООО «Клининг-Системс».Письмо нужно закончить формулой вежливости, которая плавно перетекает в подпись, например:С уважением,С чувством глубокой признательностиС наилучшими пожеланиямиНаличие или отсутствие завершающей фразы зависит от того, насколько вы близки с адресатом, и от корпоративной культуры автора, и от содержания письма. Если взять, к примеру, религиозные организации, то свои письма они заканчивают достаточно объемными и эмоциональными фразами. Но если в претензии написать «С уважением» будет смотреться не уместно.

    Поэтому следует подумать, нужна ли такая фраза.В зависимости от ситуации, вида и текста письма заключительная фраза или будет, или нет. Так как после этой фразы будет стоять подпись, следует ставить запятую, а не точку. Исключение, если завершающую формулу автор письма умудрился оформить в виде короткого, но полноценного предложения.

    Тогда в конце ставится точка или восклицательный знак.Не стоит менять шрифт, он должен быть таким же, как и в теле письма. Формула вежливости пишется с красной строки. Следует отступить от основной части или перечня приложений на 2-3 строки, выравнивать также по ширине.Здесь указывается название должности, далее идет свободное место для личной подписи, следом инициалы и фамилия того, кто подписывает письмо.Красная строка здесь не оформляется.

    Должность пишется слева. Если она слишком длинная, лучше разбить ее на две строчки.

    Инициалы и фамилию размещаем справа, выравниваем по краю.

    В результате между должностью и ФИО получаем свободное место для подписи.Например:Главный архитектор ОАО «Строй-Сити» А.Д. СеменецНачальник Департамента клиентскогосопровождения ООО «Телеконтакт» А.В.

    ГавриленкоПриложением могут быть документы, которые вполне самостоятельны, несут определенную информацию, которая нужна в работе. Обязательно нужно указать все приложения к данному письму, пронумеровать их, указать количество страниц и экземпляров.Если деловое письмо имеет приложения, они пишутся после основного текста письма, через одну пустую строку строки. С красной строки указывается слово «Приложение» или «Приложения», после нужно поставить двоеточие.

    Если приложений больше одного, тогда каждое из них пишется с новой строки и нумеруется. В приложении первым идет название, далее количество листов, экземпляров. В оформлении текста ничего не меняется, остается тот же шрифт, размер, выравнивание по ширине.Например:Приложение: Заявка на участие в фестивале на 1 л.
    В оформлении текста ничего не меняется, остается тот же шрифт, размер, выравнивание по ширине.Например:Приложение: Заявка на участие в фестивале на 1 л.

    в 2 экз.ИлиПриложения:

    • Шкала и критерии оценки звуковых файлов на 3 л. в 1 экз.
    • План проведения тренинга «Управление конфликтными ситуациями» на 2 л. в 2 экз.

    Несмотря на то, что каждое деловое письмо подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т.е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу письма, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже – адрес электронной почты.

    Шрифт оставляем тот же.Например:Исп.: Антон Соломонович ЛеприковТел.

    (499)123-45-67e-mail: письмо полностью готово, распечатайте его на фирменном бланке и зарегистрируйте, после чего можно отправлять.Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1244Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» – партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов.

    В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

    1. резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).
    2. содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
    3. вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);

    Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо.

    Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие?

    Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой.
    Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой.

    Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.Несколько практических советов:

    1. используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
    2. избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
    3. проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.
    4. пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
    5. избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
    6. не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
    7. чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;

    Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма.

    Это можно сделать тремя способами.

    • Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
    • При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».
    • Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
    Рекомендуем прочесть:  Покупать ли машину в кредит

    В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу.

    Здесь вариантов уже больше:

    1. «С уважением,» «Искренне ваш»;
    2. «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
    3. и т. д.
    4. «Всегда рады оказать вам услугу»;
    5. «С наилучшими пожеланиями»;

    Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит.

    Всегда обращайте внимание на тон послания.Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ.

    Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения.

    Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

    1. «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
    2. «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».
    3. «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;

    В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата.

    Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности.

    Неискренность же всегда вызывает отторжение.Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате.

    Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются.

    Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

    • Используйте только стандартные шрифты.
    • Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
    • Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
    • Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. хорошо, плохо.
    • Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно!!! Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
    • Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
    • В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
    • Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
    • Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
    • Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
    • К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
    • Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
    • Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

    Пример подписи:С уважением,Иван вам образец делового письма.Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны.

    Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

    1. отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
    2. отсутствие эмоциональных оценок;
    3. краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
    4. нейтральность тона изложения;
    5. чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.
    6. объективность;

    Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.Источник: https://dezhur.com/db/docs/examples/pisma/kak-pravil-no-pisat-i-oformlyat-delovye-pis-ma.htmlОфициальное электронное письмо используется для деловой переписки с бизнес-партнёрами, сотрудниками или руководителями.

    Продавцы используют официальные письма для связи с холодными клиентами. Чтобы создать наилучшее первое впечатление, важно соблюдать правила написания и оформления деловых писем.Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг Узнать подробнееЭлектронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе этого диалога решается множество вопросов и проблем: организационные, юридические, коммерческие, технические и многие другие.

    Электронные письма также нужны для партнерских переговоров и претензий. Цель делового письма — передать адресату, а это может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель, точную и необходимую информацию.

    Или же инструкцию, приказ, направление со вложениями к электронному письму. Такие письма за исключением некоторых случаев отличаются лаконичностью и ясностью изложения.

    Авторы этих писем используют юридическую, экономическую и маркетинговую терминологию в зависимости от темы сообщения.

    Как правило, формулировки короткие и четкие по смыслу.

    Поэтому электронные деловые письма небольшие по содержанию и быстро читаются. Стиль изложения — нейтральный и объективный.Использование эпитетов, сложных синтаксических конструкций и сленга будет смотреться как минимум неуместно. По сути, деловое письмо — это документ, имеющий юридическую силу.

    В деловом сообществе сложились правила написания деловых писем.

    Например, оно должно иметь определенную структуру:

    1. вступление — автор письма представляется, рассказывает о себе и переходит к сути вопроса. Уместно только в тех случаях, когда стороны деловой переписки незнакомы друг с другом;
    2. контактные данные — электронная подпись, о которой мы еще поговорим ниже;
    3. заключение — может включать в себя пожелания и благодарность;
    4. официальное приветствие;
    5. главная часть — суть письма, необходимая информация, перечисление возникших вопросов, запрос информации;
    6. вложения в электронном сообщении — графики, отчеты, копии приказов, инструкция, чек-лист и все, что нужно для работы.

    Деловые письма в электронной переписке по почте требуют субординации.

    Навязанное панибратство, юмор, грубость, сарказм и болтология исключены. В противном случае адресат электронного сообщения может неправильно вас понять, ведь через символы невозможно передать интонацию повествования.

    Также все смысловые структурные блоки должны быть разделены абзацами.

    Простыню текста неудобно читать и тяжело воспринимать.

    Сначала выберите подходящее приветствие. Дружеские формулировки вроде «Привет» или просто имени человека, должны использоваться для переписки с друзьями, семьёй и знакомыми коллегами.Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте более формальный тон. Вот несколько примеров:

    1. Здравствуйте, [Имя/Имя Отчество];
    2. Добрый день, [Имя/Имя Отчество].
    3. Уважаемый(-ая) [Имя/Имя Отчество];

    В случае сомнений всегда выбирайте приветствие, которое будет более формальным, чем дружеским.Если вы отправляете письмо не со своего рабочего ящика, убедитесь, что он выглядит профессионально и отражает ваш статус.Если вы все ещё используете адрес в духе заведите новый — например, из комбинации имени и фамилии.

    Это обеспечит адекватное восприятие адресатом.Хотя вы можете использовать шрифт Comic Sans в личной переписке с друзьями и семьей, в профессиональных письмах выбирайте обычный Arial, Times New Roman или Calibri.Используйте в строке темы не более семи слов и не пытайтесь поразить читателя экстремальной остротой темы. Прежде чем придумать тему, задайте себе три вопроса:

    1. «Что для него важно?» — Тема — первое впечатление адресата о вас. Сформулируйте то, что ему важно. Это может быть болевая точка в бизнесе или продолжение встречи. Сделайте тему релевантной.
    2. «Тема соответствует содержанию?» — Никогда не пытайтесь обмануть получателя. Если вы отправляете сообщение с темой «Относительно звонка на следующей неделе», а у вас нет никакого запланированного звонка, его просто выкинут в спам — ваш адрес потеряет доверие.
    3. «Кто мой адресат?» — Это руководитель, менеджер по маркетингу или владелец малого бизнеса? Понимание аудитории поможет со следующим шагом.

    Короткий, понятный и лаконичный заголовок — лучший способ открыть официальную переписку:

    1. «RE 6/8 демонстрационный звонок»;
    2. «Встреча RE: демонстрационный звонок»;
    3. «Follow RE: телефонный звонок»;
    4. «В продолжение встречи в [место] [число]»

    Вкратце расскажите, как вас зовут, чем вы занимаетесь, в чём суть вопроса. Не стоит распространяться, но и не нужно пренебрегать этим пунктом.Как уже говорилось выше, важно не лить воду, загружая партнёра или клиента информацией, которая не имеет значения.Отредактируйте своё письмо, добавьте маркеры, новые параграфы и списки там, где уместно.

    Форматирование поможет сделать письмо более лёгким для чтения и более эффективным.

    1. С уважением;
    2. Спасибо за уделённое время;
    3. До встречи.
    4. Хорошего дня;
    5. С нетерпением жду Вашего ответа;
    6. Заранее благодарю за ответ;

    Эти подписи имеют правильный тон официального электронного письма.

    По мере того, как вы развиваете взаимопонимание со своими деловыми партнерами, становится нормальным использовать более неформальные обращения. Но до тех пор используйте формулировки выше.Если адрес электронной почты является первым впечатлением, то подпись — заключительным. Убедитесь, что добавили в него следующее:

    1. Имя;
    2. Ссылки на соцсети.
    3. Должность;
    4. Статусы, профессиональные награды, степени.
    5. Контактную информацию — номер телефона, сайт, адрес;

    Это может показаться легкой задачей, но вы удивитесь тому, сколько упускаете из виду, трижды прочитав один и тот же черновик письма.Вместо того, чтобы полагаться на удачу, включите проверку правописания и грамматики.Также проверяйте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании.Электронные деловые письма похожи на бумажные аналоги.

    Деловая переписка разнообразна по типам и жанрам, однако можно выделить несколько видов писем:

    1. запросы — как правило, описана просьба на получение доступа / редактирования / получения информации (реквизиты, сведения, фотографии, копии документов и многое другое). Также включают в себя предложения о сотрудничестве.
    2. нерабочие письма — обычно это поздравления, выражения благодарности или наоборот, соболезнования.
    3. претензии — с опорой на доказательства одна из сторон переписки выражает недовольство. Компания или ее представитель могут быть недовольны оказываемым сервисом / продуктами поставщика;
    4. информационные — адресат получает все необходимые сведения, которые ему пригодятся для выполнения рабочей задачи. Письма содержат уведомления об итогах встречи, презентации, онлайн-конференции или сроках;

    У каждой компании свои правила и стандарты на этот счет. Однако очевидно, что задержка с ответом более чем на сутки или несколько дней — нехороший тон делового общения.

    Обычно на электронные письма отвечают в течение нескольких часов.

    Если для ответа потребуется гораздо больше времени, то адресата имеет смысл об этом предупредить и сообщить сроки ответа. А также обязательно уведомить о факте получения и прочтения письма. Согласно исследованиям большинство работников открывают электронную почту утром и перед уходом с рабочего места.

    Лучше укладываться в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось на несколько дней. Письмо по электронной почте нужно и для подведения промежуточных итогов и дальнейшей работы.

    Его будут не раз открывать для уточнения деталей. Поэтому в нем стоит прописать:

    1. тему встречи — о чем был разговор, включая дату, время и участников разговора;
    2. контактные данные участников встречи.
    3. пожелания и предложения формата для новой встречи, если это необходимо;
    4. договоренности — к каким соглашениям пришли по итогам встречи. Это нужно, чтобы напомнить и зафиксировать план дальнейших действий. Также участники встречи вслух проговаривают сроки — это тоже надо указать в письме;
    5. благодарность за уделенное время;

    Узнать подробнееИсточник: https://blog.calltouch.ru/pravila-napisaniya-i-oformleniya-delovyh-pisem/ Помощь людям, попавшим в трудную жизненную ситуацию Помощь людям, оказавшимся в сложной жизненной ситуации Скачать бланки для прописки и выписки Порядок осуществления постоянной или временной регистрации по месту Приказ об отзыве из отпуска работника 2020: образец в связи с производственной необходимостью В Аттестационная работа медсестры на высшую категорию – образец и советы по написанию Медицина испытывает Штраф за передачу руля несовершеннолетнему 2020 Время чтения: 4 мин.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +